¿Cómo gestionar un proyecto si los requisitos no están claros?

Imagine que, como project manager, le encargan gestionar un proyecto que consiste en producir:

7 rectas rojas perpendiculares entre sí, algunas pintadas con tinta verde, otras con tinta transparente.

Este es el planteamiento del famoso vídeo de “El Experto”, que ya cuenta con más de 24 millones de visitas en YouTube. Véalo una vez más, por favor, pero esta vez hágalo con espíritu crítico. ¿Qué errores comete el experto?

Al ver este vídeo yo siempre tengo que hacer un esfuerzo para no simpatizar demasiado con el experto, porque he vivido escenas parecidas, pero cuando lo analizo objetivamente, creo que se equivoca. Cuando el cliente dice que “hay que ignorar la geometría”, demuestra que no sabe qué quiere realmente. En el momento de plantear el proyecto ¿es tan raro encontrar clientes que no saben lo que quieren? El experto se equivoca porque quiere debatir y aclarar en ese momento los requisitos, pero está claro que en esa reunión no es posible.

¿Cuál es la alternativa? ¿No hacer el proyecto? Tampoco es esa la solución.

Volvamos al vídeo. Los únicos que parecen mostrar buen criterio, aunque no nos caigan muy bien, son el patrocinador y el project manager, cuando dicen frases como:

  • “No tengamos ahora discusiones improductivas. El encargo es claro y sencillo. Si tenéis preguntas concretas, hacedlas”.
  • “Veamos la solución desde arriba, en un sentido amplio”.
  • “Seguro que no es difícil empezar pintando algo, son 7 rectas, no 20”.
  • “Comienza produciendo una solución parcial que cualquiera pueda criticar”.

Es decir, en lugar de debatir sobre algo abstracto, se propone avanzar una iteración para presentar algo concreto. Quizá los clientes no sepan lo que quieren, pero siempre saben lo que no quieren.

Por ejemplo, podríamos presentar 7 segmentos (no rectas) formando un cuadrado y un triángulo:

Seguramente no sea la solución definitiva, pero ya se podrá debatir sobre lo que se ve. Desde luego, viendo esto, a nadie se le ocurrirá decir que hay que ignorar la geometría. Verán líneas de color rojo y probablemente no preguntarán qué tinta se usó. Apreciarán el trabajo porque les permitirá eliminar algunas incertidumbres. En el peor de los casos, tendrán la certeza de que el proyecto no es posible y hay que cancelarlo. Una retirada a tiempo, es una victoria.

Este enfoque recibe un nombre: orientación al valor.

Dos tipos de proyectos: predictivos y adaptativos

La siguiente figura, tomada del marco ágil DSDM, muestra claramente que hay 2 formas de gestionar proyectos:

  • Si hay certidumbre sobre un alto porcentaje de los requisitos, lo correcto es aplicar una gestión predictiva (también llamada: en cascada o waterfall). A partir de un buen número de requisitos claros, fijamos la línea base del alcance y partimos de esta restricción para estimar el coste y el plazo, redactando un detallado plan para la gestión del proyecto. El plan es como una partitura y el project manager es como un director de orquesta. La mayoría de los proyectos de ingeniería y construcción siguen este modelo de ciclo de vida de desarrollo.

  • Si hay incertidumbre sobre un alto porcentaje de los requisitos, lo correcto es aplicar una gestión adaptativa (también llamada: ágil, orientada al valor, u orientada a los cambios). Considerando las limitaciones de plazo y el coste estimado sobre un equipo más o menos fijo, se va derivando el alcance a partir de la retroalimentación iterativa sobre el valor percibido por el grupo de interesados. Los cambios son bienvenidos. Podemos pensar que “no duelen mucho” porque tienen lugar en una lista de historias (en agile no se dice requisitos) llamada product backlog, que todavía no ha llegado al development team. La mayoría de los proyectos de TI y de consultoría siguen este modelo de ciclo de vida de desarrollo.

También es frecuente que haya que aplicar modelos híbridos, pero esto no suele significar predictivo y adaptativo simultáneamente, sino que se suele aplicar predictivo ó ágil, en fases sucesivas:

Puede decirse que el proyecto, visto como suma de fases, sigue una gestión híbrida, pero en cada una de las fases nos orientamos al plan o al valor.

Un solo tipo de project manager: el que está preparado para gestionar cualquier proyecto

Durante los últimos años, PMI viene transmitiendo un mensaje claro:

“El profesional de la gestión de proyectos debe ser capaz de gestionar proyectos predictivos y proyectos adaptativos”.

Algunas señales inequívocas en este sentido:

  • La versión actual de la Guía del PMBOK, publicada en 2017 ya incluye muchas adaptaciones, técnicas y herramientas ágiles.
  • La guía práctica de ágil es material de estudio obligado, aunque no suficiente, para preparar el actual examen PMP®.
  • La nueva versión del examen PMP® a partir de julio de este año tendrá un 50% de preguntas sobre enfoques ágiles o híbridos.
  • La nueva versión del estándar PMBOK se basará en 12 principios, 7 de ellos muy alineados con los principios ágiles: (1: Liderazgo servicial; 3) Involucración de los interesados para comprender sus intereses y necesidades; 4) Foco en el valor; 7) Adaptación al contexto; 9) Gestión la complejidad usando el conocimiento, la experiencia y el aprendizaje; 11) Adaptación y resiliencia y 12) Facilitación del cambio hacia el estado futuro).

Al igual que ocurre en los proyectos predictivos, todo lo que hay que saber para gestionar proyectos adaptativos ya está inventado. Los métodos ágiles ya se llevan practicando más de 20 años con notables resultados y son aplicables no solo en proyectos de las tecnologías de la información, sino en cualquier proyecto del trabajador del conocimiento. Las metodologías ágiles como Scrum, XP, Kanban, Lean, etc., nos aportan valiosos recursos para saber cómo gestionar un proyecto adaptativo. A pesar de que los métodos ágiles tienen su origen en la gestión operativa de productos, más que en la gestión de proyectos, esta brecha no es difícil de salvar. También en este tipo de proyectos, el project manager puede aportar un gran valor desde la gestión.

Curso para preparar el examen PMI-ACP®

Con la certificación PMI-ACP (Agile Certified Practitioner), PMI está consiguiendo que el project manager vuelva a ser la figura central de los proyectos adaptativos. Para conseguir esta acreditación, el candidato debe demostrar que ha practicado proyectos ágiles, pero también debe demostrar que tiene un conocimiento estructurado sobre las técnicas, herramientas, conocimientos, habilidades y actividades necesarias en proyectos ágiles. Algunas prácticas ya las habrá aplicado, y el resto de prácticas referenciadas debe demostrar que sabría aplicarlas, si se diera el caso.

Desde PMPeople, impartimos cursos para preparar el examen PMI-ACP.

Nuestro próximo curso para preparar el examen PMI-ACP comenzará el próximo 3 de marzo.

En este curso se analiza el papel que debe desempeñar el project manager en un proyecto adaptativo, o ágil: Se explican las técnicas y skills popularizados por los métodos ágiles en cada uno de los 7 dominios de conocimiento que aplican a la gestión de proyectos adaptativos. Este curso está alineado con la especificación del examen publicada por el PMI®.

El programa se estructura en 8 módulos, intercalando teoría, práctica y tests a resolver por el alumno:

  1. Certificación PMI-ACP / Principios ágiles / Métodos Ágiles
  2. Caso práctico con Scrum
  3. Entregar conforme al valor
  4. Involucrar a los interesados
  5. Promover técnicas para mejorar el rendimiento del equipo
  6. Planificar de forma adaptativa
  7. Detectar y solucionar problemas
  8. Mejorar continuamente

Nuestro método se basa en 3 puntos clave:

  1. Comprensión conceptual: Explicar los 7 dominios del examen de forma práctica, sobre en proyectos ágiles que ha gestionado el profesor.
  2. Práctica: Razonar muchos tests en español y en inglés (¿por qué esta respuesta es correcta y las otras no?) durante las 5 semanas que dura el curso, y después del curso hasta la fecha del examen. Los alumnos miden su nivel de preparación antes de reservar la fecha del examen.
  3. Soporte individualizado a cada alumno durante el curso y hasta el día del examen.

Horarios e inscripciones

Las 10 sesiones se espacian a lo largo de 5 semanas, para dar tiempo al alumno a procesar las sesiones en vivo impartidas por el profesor, participando en debates y respondiendo tests.

Las sesiones en vivo por internet, de 19:30-21:30, tendrán lugar los días siguientes:

  1. 2020-03-03
  2. 2020-03-04
  3. 2020-03-10
  4. 2020-03-11
  5. 2020-03-17
  6. 2020-03-18
  7. 2020-03-24
  8. 2020-03-25
  9. 2020-03-31
  10. 2020-04-01

Por último, debe saber que cuando termina la última sesión no termina el soporte de PMPeople: En PMPeople le ayudamos hasta el día del examen. Lo normal es que se tarden 2-3 meses o más, dependiendo de las circunstancias personales de cada uno. Hay que dedicar mucho tiempo a entrenar tests, y cuanto más cerca está el examen más y mejores dudas surgen y más falta hace el soporte especializado. Nosotros estamos ahí para resolverle todas sus dudas.

Puede registrar su inscripción en esta página. Si lo prefiere, puede enviar un correo a info@pmpeople.org