¿Cómo podemos controlar que el proyecto termine a tiempo? Si logramos terminar dentro del plazo previsto, esto no va a ocurrir por casualidad. Hay que hacer seguimientos periódicos y comparar las fechas reales con las que deberían ser. En cada reunión de seguimiento se pueden medir las desviaciones acumuladas hasta la fecha y el pronóstico a la conclusión. En el informe de seguimiento del proyecto se pueden proponer acciones correctoras para reducir las desviaciones.

La gestión profesional del cronograma consiste en involucrar a los stakeholders (principalmente a los miembros del comité de seguimiento del proyecto, o a la PMO, o a quien represente el órgano de governance ante el cual debe rendir cuentas el equipo de gestión del proyecto) y buscar con ellos la solución.

Si llevamos 10 días de retraso, ¿cómo podemos comprimir esos 10 días en lo que queda de proyecto? Pueden aplicarse técnicas como crashing o fast-tracking, o simplemente se podría reducir el alcance proponiendo que ciertas actividades pasen a la siguiente fase, por ejemplo.

Medir y ajustar regularmente, comparando contra la línea base del cronograma. Tomar decisiones cuando hay tiempo y tenemos opciones. Esas son las claves para cumplir el objetivo de plazo del proyecto.

Dicho esto, parece que terminar en plazo un proyecto no tiene mucho misterio, ¿verdad? Simplemente hay que medir desviaciones y corregir, y por aproximaciones sucesivas nos vamos asegurando de que terminamos dentro del plazo aprobado.

Teóricamente parece sencillo, en la práctica es muy complicado porque las causas de las desviaciones suelen ser muy variadas, poco controlables o predecibles, y los ajustes dependen en alto grado del juicio de expertos y de las habilidades sociales del equipo de gestión.

Sin embargo, los profesionales de la gestión de proyectos debemos estar muy familiarizados con la terminología de gestión del cronograma. Los stakeholders pensarán que no somos buenos project managers si no sabemos aplicar correctamente las técnicas de monitorización y control del cronograma. La buena noticia es que estas técnicas están muy estandarizadas.

Básicamente hay que saber que para controlar el cronograma del proyecto, hay que controlar las fechas de las actividades individuales. Las actividades son las líneas de más bajo nivel en el diagrama de Gantt. Específicamente hay que monitorizar 3 parejas de fechas por cada actividad, a saber:

  • Baseline Start y Baseline Finish nos dicen las fechas aprobadas de comienzo y fin.
  • Actual Start y Actual Finish sirven para registrar los días de comienzo y fin reales.
  • Start y Finish se utilizan para anotar nuestra mejor estimación de cuándo las actividades deberían comenzar y finalizar. Deben actualizarse siempre que tengamos mejor información sobre las fechas previstas para una actividad. Cuando las fechas reales toman valores, simplemente hay que copiarlos aquí. Por ejemplo, si una actividad ha comenzado tendrá un valor en Actual Start. Ese mismo valor hay que copiarlo en Start, pues no tiene sentido mantener que nuestra mejor estimación es que la actividad debería comenzar el jueves cuando realmente ya ha empezado el lunes.

Veamos esto más detenidamente con un ejemplo, a través de 5 secuencias en la gestión de un proyecto simplificado al máximo:

1. Reunión de kick-off

Imaginemos que tenemos este proyecto. Por simplificar supongamos que el plazo objetivo son 10 días:

Es difícil gestionar el cronograma como un todo, así que tenemos que dividirlo en actividades. Otra vez por simplificar, supongamos solo dos actividades A1 y A2, de 5 días de duración cada una, con una relación Finish-to-Start, es decir, la actividad A2 depende de A1: debe terminar A1 para comenzar A2.

En este momento ya podemos anotar los días de comienzo y fin que se supone que debería cumplir cada actividad. Lógicamente, si controlamos que las actividades terminan en esas fechas, entonces el proyecto terminará en plazo.

Imaginemos que celebramos la reunión de lanzamiento del proyecto, o kick-off meeting, y la planificación del cronograma convence a los principales stakeholders: es el momento de grabar la línea base del cronograma del proyecto.

Esta será la referencia que utilizaremos para comparar con la información real. Grabar la línea base es como sacarle una foto a las fechas del proyecto. En la figura de arriba puede comprobarse que al grabar la línea base del cronograma, los valores Baseline Start y Baseline Finish simplemente copian los valores de Start y Finish.

2. Primera Reunión de Seguimiento

Imaginemos que celebramos nuestra primera reunión de seguimiento del proyecto. Es el día 2 desde el comienzo del proyecto. Podemos decir que la fecha de estado es el día 2.

Como puede apreciarse en la figura, ocurre que aún no han comenzado los trabajos de la primera actividad y hay que reprogramarla para que comience el día 3. Estimamos que seguirá durando 5 días, por lo que debería concluir el día 7. Por tanto, nuestra mejor estimación para Start y Finish de A1 son los días 3 y 7, respectivamente.

Comparando contra la línea base, puede observarse visualmente la desviación acumulada de 2 días para A1. La fórmula para la desviación temporal a la conclusión es: Finish Variance = Finish - Baseline Finish.

La actividad A2 también se desplaza porque debe empezar después de que termine A1, es decir, el día 8, pero estimamos que no durará 5 días sino 3, por lo que nuestra mejor estimación para el Finish de A2 es el día 10 y el proyecto no sufrirá retraso a la conclusión (Finish = 10 y Baseline Finish = 10).

3. Segunda Reunión de Seguimiento

Celebramos nuestra segunda reunión de seguimiento el día 5. Supongamos que la actividad 1 ha comenzado efectivamente el día 3. Podemos decir que Actual Start es el día 3. El resto de la programación la mantenemos igual.

Si actualizamos la información de abajo arriba, para el proyecto tenemos la siguiente información. Start = Actual Start = día 3, Finish = día 10.

Por otro lado, cuando hay avances reales, como es el caso de A1 que ya ha comenzado, se suele indicar el grado de avance sobre cada actividad y también del proyecto. Aquí se utiliza un indicador llamado %Complete, o grado de avance temporal, que se obtiene dividiendo los días reales de avance completado entre la duración total. En nuestro caso, si A1 ha avanzado 3 días sobre 5, entonces %Complete = 60%. Por lo que se refiere al proyecto, habría que dividir 3 días entre 8, obteniendo el 38% de avance que indica la figura.

Para entender mejor cómo calcular %Complete, veamos un caso más representativo:

La fórmula genérica para %Complete es la siguiente:

Calculando para el ejemplo:

%Complete = (50%*5+30%*7+65%*3)/(5+7+3)= 44%

Recuerden que cuando una actividad ha terminado, por definición, siempre ha de haber un valor para la fecha de Actual Finish, que coincidirá con Finish y también debe ocurrir que %Complete=100%.

4. Tercera Reunión de Seguimiento

Vayamos ahora a la tercera reunión de seguimiento el día 8. Informamos que A1 terminó efectivamente el día 7, como habíamos prometido en el seguimiento anterior. A2 ha avanzado 1 día y seguimos manteniendo que terminará el día 10.

La información resumida del cronograma para el proyecto no cambia en cuanto a fechas. Sí podemos actualizar que el grado de avance del proyecto completo es del 75%: A1 está completada y A2 ha avanzado 1 día sobre 3, luego %Complete = (5+1)/(5+3) = 75%.

5. Reunión de Cierre

Veamos ahora el informe de cierre: El proyecto terminó el día 9, un día antes de lo previsto, porque la actividad A2 ahorró otro día más.

A continuación pueden ver un resumen de la explicación en un vídeo de 4 minutos.

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