Herramienta PMPeople

PMPeople es una herramienta colaborativa para gestionar proyectos profesionalmente. Todos los profesionales del Project Management pueden gestionar sus proyectos, programas y portafolios en diferentes organizaciones, siguiendo los estándares de PMI®, ISO, IPMA®, UE, PRINCE2®, etc. Toda persona interesada en un determinado proyecto puede tener la información que necesita en su móvil, ordenador o tableta. PMPeople puede contener todos los proyectos de cualquier organización.

En el ámbito de la gestión de proyectos profesional, podemos decir que PMPeople es un producto PMIS, que se identifica con las tres acepciones del PMI: Project Management Information System, Program Management Information System, y Portfolio Management Information System:

  • Un Project Management Information System (PMIS) proporciona acceso a herramientas software tales como herramientas de scheduling, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de la información, así como interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de bases de conocimiento corporativas.
  • Un Program Management Information System (PMIS) permite recopilar, acceder, reportar y analizar la información relevante para la gestión de los programas y proyectos del portafolio. Facilita el intercambio eficaz y eficiente de información de gestión de programas, proyectos, portafolios, hacia los órganos de gobierno de la organización para que los interesados de la organización tengan acceso a la información actualizada y relevante del programa.
  • Un Portfolio Management Information System (PMIS) incluye herramientas y técnicas para recopilar, integrar y distribuir los resultados de los procesos de gestión del portafolio. Se usa para dar soporte a los procesos de gestión del portafolio y pueden incluir sistemas tanto manuales como automatizados. Estos sistemas permiten a la organización obtener visibilidad, estandarización, medición y mejora de procesos, y pueden facilitar la toma de decisiones efectiva al proporcionar a la organización métricas clave de desempeño y orientan la recopilación, el análisis y el reporte.

Desde el punto de vista del mercado de herramientas de gestión de proyectos, PMPeople encaja dentro de las herramientas de Project Portfolio Management (PPM).

Otra herramienta PPM, ¿hacía falta?

Como se puede leer este completo informe de hace 2 años, podría decirse que el mercado de herramientas PPM está bastante saturado. Sin embargo, ¿podemos decir que sea un mercado maduro? Nosotros tenemos serias dudas. Pensamos que los profesionales seguimos echando en falta soluciones efectivas para nuestra profesión. Enumeremos aquí algunos problemas que encontramos en las herramientas PPM actuales.

Problemas de Diseño

Las herramientas PPM actuales han heredado el diseño de los paquetes de gestión empresarial ERP (e.g. SAP), con muchas pantallas y funcionalidades rara vez utilizadas y estándares de usabilidad orientados a interfaces ricas y saturación de gráficas e informes. ¿Debe ser este el estándar aplicable a la gestión profesional de proyectos? En los orígenes de las primeras herramientas PPM era comprensible esta aproximación, al fin y al cabo también son herramientas de gestión empresarial, pero hay una diferencia clara: no se puede garantizar el éxito de un proyecto por seguir procesos, plantillas documentales, flujos de aprobación, reuniones y reporting. Los proyectos exitosos los realizan personas conectadas, colaborando de forma óptima, y aquí cada proyecto es diferente. Si el problema de gestionar proyectos dentro de las organizaciones tuviéramos que resolverlo hoy, con el modelo de pensamiento actual, nos basaríamos en la colaboración instantánea que nos facilitan los dispositivos móbiles. Como las herramientas PPM han acabado siendo tan complejas, un daño colateral, muy lamentable a nuestro modo de ver, es que hace falta un equipo especializado en administrar la herramienta, al que todos llaman PMO, pero ¿realmente aportan el valor que se espera de una PMO?

Orientadas a empresas, no a personas

Otra vez por la herencia del paradigma ERP, vemos en las empresas productos con altos precios por licenciamiento y no solo eso: después de adquirirlos hay que implantarlos con servicios de consultoría para cambiar la forma de hacer proyectos de la organización a la forma admitida por la herramienta. Esto tiene sentido para un ERP, pero no para un producto PPM, como si una única metodología (con sus adaptaciones por cambiar flujos, plantillas, informes) pudiera garantizar el éxito de todos los proyectos del mundo.

PMPeople significa “personas colaborando en gestión de proyectos”. En PMPeople nos gusta más la idea de marco de gestión (framework) que sea fácil de usar por los profesionales primero, y por las organizaciones, después. Si nos orientamos a estándares, toda implantación escala de forma natural.

Roadmap poco ambicioso

La hoja de ruta para la evolución de las herramientas PPM actuales tampoco nos seduce mucho como profesionales del project management. Vemos mejoras de interfaz, integraciones con otros productos, adaptaciones a proyectos ágiles o adaptaciones sectoriales, concentración de funcionalidades para que solo haga falta usar una herramienta, etc.

Pero los proyectos están “en el centro de la gestión” de cualquier organización: entre iniciativas y operaciones, gestores y empleados, ingresos y costes, compartidos por muchos departamentos, por muchos sistemas corporativos, etc. ¿Nadie ve la potencia que tiene explotar los datos que pueden registrarse en cualquier proyecto?

No hablamos solo de riesgos y lecciones aprendidas, o gráficas de valoración/priorización. Estamos hablando de heurísticos para estimaciones, apoyo a la toma de decisiones basadas en datos, registros del desempeño de proyectos, equipos y personas, requisitos de recursos de las actividades, etc. Y ya si pensamos en proactividad con inteligencia artificial, ¿no sería estupendo que la herramienta nos ayudara al estimar duraciones y costes? ¿a dimensionar reservas y buffers? ¿o nos sugiriera riesgos o acciones correctoras? ¿o nos recomendara asignar a ciertos team members, o involucar a ciertos expertos? ¿o bien escalase alertas cuando las gráficas de tendencia pasan ciertos umbrales?

Nosotros nos imaginamos un futuro en que un Project Manager pregunta en su teléfono: “Hola PMPeopleBot, ¿qué probabilidad tiene mi proyecto de terminar antes del 20 de abril con un sobrecoste inferior al 10%?”

También nos imaginamos a las instituciones públicas dando transparencia a la gestión de los proyectos para que cualquier ciudadano pueda seguirlos como interesado (Open Governance), interim project managers gestionando proyectos bajo un modelo de economía colaborativa, la descentralización de la gestión usando tecnología blockchain, etc.

Diferenciación de PMPeople

PMPeople permite la colaboración eficaz entre los 10 roles activos en la gestión de proyectos profesional. Las organizaciones que ejecutan proyectos generalmente tienen roles especializados en la gestión de la demanda de proyectos y en la gestión del suministro de proyectos:

Los roles de gestión de la demanda se centran en proponer proyectos y monitorizar su desempeño. Los posibles proyectos que se podrían proponer hay que saber cómo compararlos y priorizarlos, porque no tiene sentido hacerlos todos, ni se dispondría de los recursos necesarios. Estos gestores de la demanda no suelen utilizar la palabra “proyecto”, prefieren otras palabras como ideas, iniciativas, peticiones, inversiones, propuestas, etc. Los project managers suelen decir “proyecto en estado de inicio” para referirse a los proyectos que aún no se han autorizado.

Los roles de gestión del suministro se centran en utilizar los recursos disponibles para ejecutar los proyectos. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los proyectos se pueden ejecutar individualmente, o bien pueden agruparse en programas o portafolios. Un programa es un grupo de proyectos, subprogramas y actividades de programas relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. Un portafolio es un grupo de proyectos, programas, subportafolios y operaciones, gestionados como un grupo para alcanzar los objetivos estratégicos. Un proyecto puede pertenecer a un programa (o no), y a cero, uno o varios portafolios. A su vez, un programa puede incluirse en cero, uno o varios portafolios. La figura muestra un ejemplo de una organización con 8 proyectos ejecutados en 3 unidades de negocio, algunos de ellos gestionados como componentes dentro de 2 programas y 2 portafolios. Obsérvese que los proyectos pueden pertenecer a ningún programa (como el proyecto 7 y el 8), o sólo uno (el proyecto 1) pero pueden pertenecer a cero, uno o varios portafolios (por ejemplo, los proyectos 1 y 2 son componentes de los portafolios 1 y 2):

Los roles de gestión de la demanda son:

  • El interesado, o Stakeholder: Un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo como posible afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.
  • El Requester: Quien solicita proyectos, trabaja para que se aprueben y después necesita saber principalmente cuándo y cómo han acabado. En las organizaciones que venden proyectos, el Requester es el comercial que gestiona el ciclo de venta del proyecto. Análogamente, en las organizaciones cliente podríamos identificar este mismo rol para referirnos a la persona encargada de proponer proyectos.
  • El patrocinador o Sponsor: Una persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto, programa o portafolio y que es responsable de facilitar su éxito.
  • El gerente funcional, o Functional Manager: Alguien con autoridad de dirección sobre una unidad de la organización dentro de una organización funcional. Es el gerente de cualquier grupo que efectivamente realiza un producto o presta un servicio. A veces se le denomina gerente de línea.
  • La Project Management Office (PMO): Es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.

Los roles de gestión del suministro son:

  • El Portfolio Manager: La persona o grupo asignado por la organización ejecutora para autorizar, equilibrar, monitorizar y controlar los componentes del portafolio, a fin de conseguir los objetivos estratégicos.
  • El Program Manager: La persona autorizada por la organización ejecutora para dirigir al equipo o los equipos responsables de conseguir los objetivos del programa.
  • El Project Manager: La persona nombrada por la organización ejecutora para liderar al equipo, siendo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
  • Los Team Members: Son los individuos que respaldan al Project Manager en la realización del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos.
  • El gestor de recursos o Resource Manager: Entre sus responsabilidades se encuentran gestionar el plan de capacidad para asegurar que hay recursos suficientes para atender las previsiones de los proyectos. El indicador que más importancia suele tener para ellos es la tasa de utilización, que deben mantener controlada entre ciertos umbrales según las categorías profesionales. También tienen responsabilidades compartidas con el departamento de RR.HH.: contratación, plan de carrera profesional, formación, incentivos, bajas, ausencias, etc.

Puede visitar la página del producto en este enlace: https://pmpeople.org/PMIS

Este vídeo de media hora trata de explicar en qué consiste el producto PMPeople, cómo encaja en el mercado PPM y cuál es su diferenciación:

¿Quiere familiarizarse con la herramienta? Haga estos ests:

PMPeople Test Nº1: ORGANIZACIÓN DE PROYECTOS
PMPeople Test Nº2: INICIO DE PROYECTOS
PMPeople Test Nº3: GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO
PMPeople Test Nº4: GESTIÓN DEL CRONOGRAMA DEL PROYECTO
PMPeople Test Nº5: GESTIÓN DEL COSTE DEL PROYECTO

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