Como sabe todo candidato a  del , la preparación para el examen es dura y costosa, no solo económicamente, sino también en coste personal. Hay que , porque es la única vía para alcanzar el nivel de desempeño adecuado para contestar correctamente una pregunta cada minuto: se trata de una . PMI® no publica cifras de suspensos, pero es sabido que todo el que va sin prepararse suspende, y también suspenden muchos candidatos después de dedicar mucho tiempo y esfuerzo a realizar incontables tests.

En nuestra comunidad de formadores hay un tema recurrente: ¿Qué juegos de preguntas hay que ofrecer a los alumnos? ¿Qué libro contiene las mejores preguntas y explicaciones? ¿Qué simulador es mejor recomendar o incluir en el coste del curso? A mi no me parece suficiente la preparación basada en responder preguntas. El enfoque de fuerza bruta no funciona porque no hay relación directa entre el número de preguntas ensayadas y la probabilidad de aprobar. Responder muchos tests es necesario, pero no suficiente. 

Si un alumno ha ensayado mil preguntas, una pregunta entre mil no significa nada si no la ha interiorizado, reflexionado, discutido, repetido, relacionado con los procesos, etc. Como escribió Milan Kundera en su libro : “[...] algo que ocurre solo una vez es como si no ocurriera nunca”. Si el candidato ha comprado compulsivamente varios simuladores, y ha contestado más de mil preguntas, pero no ha entendido el porqué de sus fallos, o no ha relacionado sus aciertos con el estándar PMBOK®, entonces habrá malgastado su tiempo y su dinero. Después de suspender el examen, no culpabilizará a esos tests sino a sí mismo: “[...] cuando algo aparece bajo la circunstancia atenuante de su fugacidad, no es posible pronunciar condena alguna y todo está cínicamente permitido”.
Aparte de responder preguntas, ¿qué más hay que hacer para preparar un examen del PMI®? A continuación quiero compartir mi visión particular a partir de la experiencia que acabo de tener tras impartir un  a 36 alumnos en 2 meses.

1. Concienciación: Saber que no sabes

Es muy natural que el candidato crea que puede aprobar el examen sin estudiar, pues se trata de un examen para validar sus conocimientos adquiridos durante el ejercicio de su profesión. Error. Un examen del PMI® es fundamentalmente terminológico. Hay que relacionar la experiencia con las prácticas estandarizadas descritas en el estándar publicado por el PMI®, consistente en áreas de conocimiento, grupos de procesos, procesos, entradas, salidas, técnicas, herramientas, etc. Cada término del estándar hay que conocerlo y dominarlo o si no PMI® considerará que hemos cometido un error de concepto. Lo primero que pido a cada alumno es que responda una prueba de 50 preguntas parecidas al examen, que pueden responder en español o en inglés. Es una prueba que un altísimo porcentaje suspende. Así empiezan a concienciarse de a qué se enfrentan, y de que hay que invertir mucho esfuerzo. Cuando ya tenían fecha para su examen , muchos suelen posponerla después de fallar este test. Esto a mi me parece muy bien: solo hay que ponerse fecha cuando se tiene .

2. Mal de muchos... Sentido de pertenencia al grupo

Una vez son conscientes de que tienen un problema, los candidatos tratan de buscar una solución efectiva. A mí me ayuda mucho presentarles como uno más dentro de un tablero (que no es otra cosa que un documento Google Sheet que solo yo puedo editar). Allí ven que no son los únicos que han suspendido la prueba (columna T0). También ven la historia de desempeño de otros candidatos anteriores, observan la tendencia al alza en el número de aciertos (a veces, pocas, ven que alguno acierta el 100% en alguna prueba). También pueden ver que hay un ranking según el número de aciertos acumulado. Eso también les estimula mucho.

3. Preparación de los juegos de tests

Antes de comenzar el curso, debo preparar 18 tests por alumno (16 tests de 25 preguntas, , más 2 exámenes de 200 preguntas) en una estructura de carpetas en Google Drive. Son documentos de Google y se puede sistematizar mucho el procedimiento para preparar estos documentos (copiando y pegando) y también es muy fácil enlazarlos con las tareas de Asana. Cuando el alumno completa un test, yo le respondo un fichero Excel .

Para mí es requisito que cada alumno acceda desde cualquier dispositivo a su propio test de 25 ó 200 preguntas, lo responda poco a poco (los cambios van guardándose automáticamente en la nube), en español o en inglés, expresando dudas en cada pregunta si las tiene, me diga cuándo lo ha terminado completando una tarea de Asana. Después yo respondo un Excel anexo a la misma tarea de Asana (no hay necesidad de intercambiar emails), con mis comentarios en las preguntas que ha fallado o en las que tenia dudas.

Estos ficheros Excel son copyleft, es decir: cada alumno puede descargarlos, repetirlos, versionarlos, distribuirlos, etc. El formato Excel tiene la ventaja de que no tengo que invertir en programadores, tiene la desventaja de que pueden distribuirse, pero a mí eso no me preocupa: el valor que aporto como profesor no está en los enunciados sino en los comentarios.

4. Herramientas y proceso Lean

A lo largo de mi experiencia en estos cursos creo que he logrado optimizar el aprovisionamiento de los alumnos y la comunicación para que sepan qué deben hacer y no haya malentendidos, y sobre todo para no hacerles perder el tiempo buscando la información.

Lo único que debo saber para arrancar el proceso es el nombre y la dirección email de cada alumno. Primero reciben un email con la prueba de nivel comentada anteriormente. A medida que me van respondiendo por email las pruebas completadas, voy aprovisionándoles en y (uno cada vez, siguiendo el orden en que me responden). Estas herramientas envían correos de invitación que les permiten unirse a los grupos. Estas herramientas son muy autoexplicativas y ofrecen muchas ayudas en línea. Compruebo tardan muy poco tiempo en dominarlas. Rara vez debo explicarles algo yo mismo.

Cuando un alumno entra en el grupo de Asana, lo he configurado para que vea 3 tareas:

  1. Una tarea informativa en la que le doy la bienvenida, me presento, reglas básicas, etc. Aquí les informo que usaremos Asana para tareas y Slack para chatear
  2. En otra tarea pueden ver un fichero Excel con el resultado de su prueba, y un enlace al dashboard
  3. La tercera tarea que ven asignada es el primer test que deben hacer cuando puedan, pero antes de la fecha límite.

Cuando entran en Slack ven comentarios generales, y también pueden unirse a canales específicos. Hay un canal por área de conocimiento, y también hay otros canales dedicados a la candidatura, a la experiencia del examen, a PMBOK6, etc. Con Slack evito que me envíen emails porque siempre me pueden enviar mensajes directos.

5. Un test cada vez (one piece flow)

He aprendido que no tiene sentido asignarles todas las tareas de golpe, solo la tarea siguiente. Cada vez que corrijo una prueba les asigno la siguiente: para mí es tan inmediato como asignar una tarea que ya tenía preparada (lo puedo hacer desde el teléfono), pero el alumno percibe un seguimiento personalizado. Piensan que yo estoy pendiente esperando que terminen. Esto tiene una importante carga de motivación psicológica, aunque saben que la mayor parte del trabajo es automático: es Asana quien envía los correos a los alumnos recordándoles que tal tarea hay que terminala mañana, hoy, o debía de haberse terminado ya, etc.

Otra gran ventaja de Asana para mí es que puedo iterar con un alumno que tiene dudas sobre una pregunta de cierto test. En todo momento sé en qué tareas tengo comentarios pendientes y a veces los respondo desde mi teléfono. Como el hilo de comentarios de dudas y respuestas queda registrado en la misma  tarea del test, pierden poco tiempo cuando deben repasar.

6. Socialización: aprendizaje en grupo

Quizá esta parte es la que más me está sorprendiendo últimamente. Cuando se acerca el examen, los alumnos hacen muchos tests que no son míos. Cuando no entienden las explicaciones, en lugar de conformarse con el típico “porque lo dice Rita ;-)” plantean la duda en el canal apropiado de Slack esperando un comentario mío. Lo que me sorprende es que muchas veces otro alumno se me adelanta y ofrece una explicación mejor que la que yo habría dado. Entonces hay una espiral positiva de aprendizaje en grupo que surge de forma natural... y yo es cuando más feliz me siento por poder dedicarme a esto...