Cada día vemos cómo aparecen más y más aplicaciones móviles para la productividad personal y la colaboración dentro de los equipos. Muchas de estas aplicaciones se publicitan como apps de gestión de proyectos cuando realmente sirven para gestionar tareas, no para gestionar proyectos de forma profesional.

¿Tendremos los project managers en un futuro próximo aplicaciones apropiadas para gestionar demandas, proyectos, programas y portafolios desde el móvil? Si leeyendo este artículo te acabas de convencer de la necesidad de gestionar proyectos con el móvil, te agradecería que pudiéras escribirme tus opiniones por email pulsando el siguiente enlace: Enviar correo con mi opinión

A mi juicio, los profesionales de la dirección de proyectos queremos aplicaciones efectivas en el móvil por varias razones, entre ellas: 1) por el número creciente de usuarios interesados en los proyectos; 2) por analogía con otras aplicaciones móviles que ya usamos en nuestro día a día; y 3) por la evolución de la gestión de proyectos hacia un modelo cada vez más colaborativo online.

1) Número creciente de usuarios interesados en los proyectos

El número de usuarios de herramientas de gestión de proyectos crece de forma exponencial. Los datos publicados por las organizaciones de gestión de proyectos hablan por sí solos. En la actualidad, en el mundo hay cerca de 750.000 profesionales certificados por PMI, un millón de certificados PRINCE2 y 300.000 certificados por IPMA. PMI internacional cuenta con unos 500.000 profesionales afiliados a lo largo de 300 capítulos en más de 100 países.

Pero los proyectos no son solo cosa del project manager, sino que hay mucha gente alrededor. Como vimos en el artículo Los 10 Roles en Gestión de Proyectos, el project manager puede reportar a un program manager o portfolio manager, pero necesita que los team members hagan las tareas técnicas, y a su vez los team members son gestionados por resource managers. Estos roles pueden encuadrarse en la gestión del suministro de proyectos. Por el lado de la gestión demanda de proyectos, tenemos requesters que solicitan proyectos, sponsors que los aprueban, functional managers que asumen la ejecución en sus business units, y también tenemos la PMO dando soporte administrativo, y stakeholders internos y externos a la organización ejecutora.

En mi opinión, una app para gestionar proyectos en el móvil tendría un crecimiento viral muy consistente.

2) Analogía con otras aplicaciones móviles

Es cierto que casi todas las herramientas de gestión corporativa de proyectos ya tienen versión para móvil, pero siempre como canal adicional complementario, no como canal principal. Quizá sea debido a una especie de paradigma de diseño muy establecido en las aplicaciones de Project Portfolio Management:

"La gestión de proyectos exige conocimiento especializado e interfaces ricas"

Todavía nos cuesta mucho imaginar una aplicación con interfaz móvil dirigida a cualquier persona que deba gestionar un proyecto para cumplir los objetivos de plazo y coste, controlar el alcance, la comunicación, los riesgos, supuestos e incidentes, las subcontrataciones, las solicitudes de cambios, etc. No obstante, no creo que sea una cuestión de diseño imposible en el móvil. Para gestionar un proyecto, la mayor parte de la interacción es en modo lectura o de introducción de datos breves. Solo al principio hace falta quizá una carga intensiva de datos a partir de una herramienta de programación tipo Microsoft Project u Oracle Primavera, y durante el proyecto hay que generar ciertos informes que tampoco caben en el teléfono. Estos dos casos de uso sí requieren trabajar en un ordenador, pero la mayor parte del trabajo podría realizarse en el móvil, es cuestión de diseño.

A mi juicio, el creciente uso de apps que ya están normalizadas en proyectos permitirá una transición natural al uso de apps especializadas en gestión profesional de proyectos, porque ya usamos con mucha naturalidad ciertas aplicaciones en el teléfono, por ejemplo:

  • Usamos aplicaciones para gestionar el correo en la nube.
  • Nos hemos acostumbrado a no anexar documentos por email sino a comunicar enlaces que apuntan a Google Drive, Dropbox, Box, One Drive, etc.
  • Gracias a la gran innovación que supuso GoogleDocs ya podemos colaborar con nuestros equipos y colegas para preparar presentaciones y documentos con el teléfono o la tablet.

A este uso normalizado entre los equipos de proyectos, hay que añadir la tendencia del uso incipiente de herramientas de extraordinario éxito como Slack y Asana.

Slack nos está acostumbrando a usar mensajería instantánea en los proyectos, mucho más productiva para los proyectos que el email. Aquí pueden ver un vídeo interesante sobre Slack

Herramientas de gestión de tareas como Asana nos permiten colaborar sobre las tareas elementales de los miembros del equipo. Aquí pueden ver un vídeo introductorio de Asana. También recomiendo este vídeo de uno de los cofundadores de Asana explicando por qué el email no es la mejor manera de gestionar tareas

¿Podemos decir que los profesionales de la gestión de proyectos ya empezamos a confiar en la nube? Al usar herramientas tan fiables y usables como Gmail, Google Calendar, Google Drive, Asana, Trello, Slack, etc., ya empiezan a cambiar nuestros hábitos y requisitos sobre las herramientas corporativas.

Ya queremos tener nuestros emails, citas, documentos, tareas y conversaciones en el móvil. Es cuestión de tiempo que algún día también tengamos nuestros proyectos en el móvil, para saltar de una app a otra sin tener que ir al ordenador.

3) Gestión de Proyectos 2.0

Yo siempre digo que alrededor de un proyecto siempre hay mucha gente preocupada. Los proyectos preocupan porque suponen cambio: el nuevo producto del proyecto, servicio o resultado final les pondrá delante algo que antes no existía o que tendrán hacer de manera distinta, en lo que ya no serán expertos, sino novatos. A fin de cuentas, todo el mundo odia el cambio.

Esta gente nerviosa alrededor del proyecto dirige su estrés al project manager. Pero el project manager no debe asumir heróicamente toda la carga. Debe involucrar a los demás en los problemas y buscar juntos la solución. Ya sabe que le han puesto al mando para echarle la culpa si el proyecto va mal. Sabe que al project manager no se le da una segunda oportunidad, se le sustituye

El project manager necesita compartir la gestión con el project management team, con el comité de seguimiento, el comité de cambios, la PMO, etc. Necesita controlar que en todas las tareas elementales se están realizando a tiempo. Debe rendir cuentas a muchos directivos. Debe gestionar las expectativas de muchos interesados.

Hay una característica común en este grupo heterogéneo de personas, preocupadas por el proyecto mientras dura el proyecto. Independientemente del sector, del país, del tipo de proyecto, de la cultura, etc., todo el mundo lleva un móvil, que no usan solo para llamar. Ya nos hemos acostumbrado expresarnos en las redes sociales, a buscar y encontrar información, a trabajar en equipo. ¿No resulta anacrónico seguir gestionando los proyectos solo con reuniones presenciales y con informes en papel?

Hay demasiadas reuniones improductivas que nos alejan del trabajo de verdad. Hay demasiados informes que nadie tiene tiempo de leer. Ya sabemos comunicarnos eficazmente en equipos virtuales con teleconferencias, videoconferencias, mensajes instantáneos, documentos compartidos, gestión de tareas, etc. Los proyectos también necesitan involucrar a los interesados desde el móvil. Queremos información de gestión online para gobernar los proyectos continuamente, no solo cuando viene una crisis. Queremos tomar decisiones informadas, involucrar oportunamente a los que deban saber o decidir, adelantarnos a los problemas, etc.

Un proyecto termina cuando los interesados alcanzan o superan sus expectativas. Un proyecto no termina en fecha y en coste por casualidad. El único truco aquí es el seguimiento regular. Medimos lo cerca o lejos que estamos de las líneas base y ajustamos. Medir y ajustar es la clave para aproximarnos iterativamente al cumplimiento de los objetivos de gestión.

A los project managers nos hace falta una aplicación móvil para registrar la información cuando ocurre y allá donde ocurre, pero no solo para imputar horas y gastos, sino para corregir nuestra mejor estimación de una fecha o un coste, anotar un riesgo, solicitar un cambio, actualizar un indicador semafórico, etc. No queremos gestionar esto de reunión en reunión porque se pierde mucha efectivad.

Por otra parte, a los que gobiernan proyectos también les hace falta que sea por el móvil, por lo que yo llamo “el efecto Gran Hermano”, intentaré explicarlo: Si yo soy un project manager que rinde cuentas a ciertos comités, pero no en cada seguimiento bisemanal, sino de manera continua porque cualquiera puede ver el estado del proyecto en cualquier momento, entonces mi interés por actualizar la información también será continuo. Obviamente los jefes no están mirando el proyecto todo el tiempo, pero yo no puedo saber cuándo miran mi proyecto y cuándo no. Los líderes sienten un control muy potente y los subordinados se sienten observados como en el libro de George Orwel, por eso lo llamo “el efecto Gran Hermano”. En mi experiencia, estos mecanismos online de transparencia + control me parecen la única vía para institucionalizar verdaderos cambios en la gestión de las empresas.

¿Crees que es necesaria y posible una app para gestionar proyectos con el móvil? ¿Qué características piensas que debería tener esa app? ¿Cómo sería? ¿Es posible con la tecnología actual?

Por favor, envíanos tus opiniones por email

¡Muchas gracias!