¿Cómo hago que mi proyecto termine en fecha y en coste?

Respuesta: Rindiendo cuentas periódicamente y tomando acciones correctoras para reducir las desviaciones, cuando aún estás a tiempo, tus opciones siguen abiertas, puedes negociar acuerdos, etc.

¿Qué ocurre si no hago seguimientos?

Con altísima probabilidad, tu proyecto terminará tarde y con sobrecoste. Los jefes te echarán la culpa porque para eso eres el project manager.

¿Tan importante es hacer seguimientos en un proyecto?

Absolutamente: Quizá el atributo más distintivo entre un project manager profesional y otro que no lo es (aquel que gestiona el proyecto simplemente coordinando tareas) es que el profesional rinde cuentas a un comité de seguimiento periódicamente. Con la excusa de informar cómo va el proyecto, este profesional está consiguiendo algo muy importante para llevar a cabo su trabajo: involucrar a los interesados clave en los problemas y buscar con ellos la solución.

Imaginemos que yo soy project manager y preveo un potencial problema que puede causar mucho sobrecoste y retraso en mi proyecto. La forma correcta de tratar esto no es decidiendo yo solo, o simplemente con ayuda de mi equipo de gestión del proyecto. Lo correcto sería tratar el riesgo en la siguiente reunión de seguimiento, apoyándome en un documento llamado "informe de seguimiento", sugerir varias respuestas y esperar que los miembros del comité de seguimiento se pronuncien. Si finalmente el riesgo se materializa, entonces la culpa no será solo mía.

De todas las actividades que puede realizar un project manager, la que le da mayor proyección e imagen "profesional" es cuando lidera una reunión de seguimiento. En el siguiente vídeo se ofrecen algunos buenos consejos sobre lo que debe incluir un informe de seguimiento, el documento que sirve como base para la reunión de seguimiento.

Pasemos ahora del individuo project manager a la organización proyectizada:

¿Qué hace que una organización sea considerada con alto grado de profesionalización en gestión de proyectos?

Es evidente que para ello no basta con tener muchos project managers profesionales. Una organización proyectizada, sobre todo, debe implantar procedimientos de seguimiento y control de proyectos. En cada reunión de seguimiento, los proyectos deben informar del estado general, el desempeño sobre las líneas base de alcance, cronograma y costes, etc.

En PMPeople pensamos que las mejores evidencias de madurez serían aquellas que pudieran observar directamente los interesados sobre los seguimientos de sus proyectos. Para ello tenemos dos funcionalidades ya implementadas, y una tercera que nos estamos planteando implementar sobre Blockchain:

  1. Ofrecer información del proyecto y recibir retroalimentación: Los usuarios que acceden al proyecto con el rol de interesado pueden ver los estados de alto nivel en cada fecha de seguimiento, y cierta información de detalle sobre el desempeño del cronograma, el alcance y el coste. También pueden ofrecer retroalimentación al project manager a través de comentarios y solicitudes de cambios.

  2. Divulgar el proyecto ágilmente a nuevos interesados: El project manager puede invitar como interesados a otros usuarios que ya usen el rol en la organización. También puede generarse un código para que los usuarios, proactivamente, soliciten seguir un determinado proyecto. Al usar ese código, automáticamente se suscriben como interesados del proyecto, si bien el project manager puede rechazarles y/o impedir este mecanismo de suscripción. Esto permitiría, por ejemplo, que los ciudadanos con interés en seguir el proyecto de obra pública de su barrio pudieran vigilar el estado global, fechas, costes, etc. La organización (e.g. el Ayuntamiento) sólo tendría que invitarles como miembros de la organización y proporcionarles un código alfanumérico para suscribirse al proyecto concreto, previa solicitud.

  3. Seguimientos confiables en Blockchain: Si en el proyecto se realizan seguimientos periódicos, es improbable que termine con retrasos o sobrecostes sorpresivos. En cierta medida, esto se consigue con los mecanismos anteriores. Sería posible, sin embargo, que estos seguimientos se informen a posteriori sin haber sido mostrados a ningún interesado. Si esto ocurre a menudo, entonces se pierden todos los beneficios buscados con la buena práctica de los seguimientos periódicos: los interesados no se fían, los project managers no sienten que deban rendir cuentas, surge la tentación de maquillar la realidad. Esta mala práctica solo puede evitarse al 100% si: 1) existe evidencia no alterable de que al menos un interesado ha verificado el informe; y 2) el informe se puede volver a verificar por el mismo interesado, o cualquier otro, comparándolo con un registro independiente no controlado por la herramienta. Esta última solución queremos basarla en la tecnología de Blockchain. Véase este artículo explicando algunas decisiones técnicas de implementación.

La mínima información que, a nuestro juicio, debería incluir un informe de seguimiento sería la siguiente:

  1. La fase actual en la que se encuentra el proyecto.
  2. El desempeño de alto nivel.
  3. El desempeño sobre las 3 líneas base (alcance, cronograma y coste).
  4. Los cambios solicitados y aprobados.

Estos 4 campos pueden representar, para una fecha determinada, el registro público del estado del proyecto.

Si nos centramos en este registro público, la historia de cualquier proyecto podría resumirse a través de los diferentes registros de estado en las sucesivas fechas de seguimiento.

Pensemos ahora en las 4 situaciones posibles para un el registro público del estado del proyecto:

  • Registro Privado: El estado del proyecto no se ha publicado en Blockchain.
  • Registro Público: El project manager ha publicado el estado en Blockchain.
  • Registro Verificado: Al menos un interesado ha verificado que la información grabada en Blockchain coincide con la que ofrece la herramienta.
  • Registro Inválido: Al menos un interesado ha comprobado que la información grabada en Blockchain difiere de la que ofrece la herramienta.

Veamos un ejemplo para un proyecto concreto:

  • Los usuarios con acceso a los project status reports en PMPeople ven que los registros de los días 17 y 24 de agosto no se han publicado, el del día 31 se ha publicado pero nadie lo ha verificado, los días 7 y 21 de septiembre sí están verificados, pero el del día 14 ha sido alterado en la herramienta, razón por la cual ahora difiere del registro publicado en Blockchain.

  • En cualquier momento, el project manager puede publicar los registros de los días 17 y 24 de agosto. También puede “despublicar” el registro del 14 de septiembre para volver a publicarlo después (la herramienta invocará una nueva transacción Blockchain, que grabará los datos en un nuevo bloque).

Las posibles transiciones pueden verse representadas en el siguiente diagrama de estados:

Interesados y project managers sabrán que hay un mecanismo para salvaguardar los registros en Blockchain, pero la herramienta PMPeople ocultará los detalles técnicos.

La plataforma Blockchain será Ethereum. PMPeople guardará los códigos de transacción, ofreciendo la posibilidad de que los usuarios finales puedan copiar dichos códigos.

Para que las comisiones de Ethereum sean bajas (del orden de céntimos de USD), se usará IPFS como plataforma de almacenamiento, de manera que en la transacción de Ethereum solo sea necesario guardar el código hash del fichero.

PMPeople generará el fichero del estado del proyecto y lo guardará en IPFS. Con nuestra cuenta en Ethereum pagaremos las comisiones de las transacciones. Las transacciones no supondrían transferencia de ethers, solo guardar el código hash de IPFS.

La operación para verificar un registro se realizará desde PMPeople de forma transparente para el interesado. La herramienta reconstruye el fichero a partir de su información, y compara el resultado de la función hash con el guardado en la transacción de Blockchain. Si el interesado copia el código de la transacción de Blockchain, también podría conseguir el código hash del fichero usando cualquiera de las herramientas públicas que permiten explorar la cadena de bloques, y podría acceder al fichero original guardado en IPFS.

Los dueños de organizaciones premium que quieran exhibir el sello Organización Confiable PMPeople deberán provisionar un saldo suficiente (15 USD permiten costear unas 1.000 transacciones).

En una organización “confiable” cabe esperar ciertas mejoras en la gestión de los proyectos:

  • Los interesados que participen en proyectos “confiables” tendrán mayores expectativas sobre los seguimientos, se involucrarán mejor y contribuirán proactivamente a su conclusión exitosa.
  • Los project managers que dirijan proyectos “confiables” aplicarán mejores prácticas en los seguimientos porque tienen “público” pendiente de la veracidad de la información publicada.

Obsérvese en el diagrama de estados que la transacción Blockchain (y por tanto, el pago) solo ocurre cuando el project manager publica el registro:

En resumen, nuestra funcionalidad para registrar los seguimientos en Blockchain, se basará en los siguientes puntos:

  1. El Organization Owner puede poner o quitar el sello “confiable” en su organización.
  2. Requisito de activación: saldo mínimo de 0,05 ETH (unos 15 USD) en la cuenta de PMPeople, transferido por el Organization Owner.
  3. PMPeople va pagando las comisiones de Ethereum por registrar los estados del proyecto.
  4. Si se agota el saldo del Organization Owner, se quita el sello.
  5. En IPFS se guarda el registro propiamente (en la transacción de Ethereum solo se guarda el hash)
  6. No es necesario ningún conocimiento técnico de la tecnología Blockchain por parte de los usuarios. Solo el Organization Owner debe tener una cuenta en Ethereum.

La operativa funcional afectará a los roles que pueden actualizar la información de gestión de los proyectos: El rol project manager y también los roles PMO Supportive, PMO, portfolio manager and program manager. Estos usuarios, dentro de un proyecto, en la opción CONTROL > Status Reports, podrán pulsar el icono para publicar/despublicar.

Cuando un usuario con el rol de project manager (o equivalente) decida publicar un informe de seguimiento, se seguirán los siguientes pasos:

  1. PMPeople construye el registro a partir de la información interna.
  2. El fichero se graba en ISPF. PMPeople conserva el hash del fichero ISPF, que permitirá accederlo, pero no alterarlo.
  3. PMPeople graba el hash del fichero ISPF en una transacción Ethereum.
  4. PMPeople pasa el estado del informe a publicado.

Por lo que se refiere a los interesados, podrán pulsar el icono para verificar/invalidar. El icono es solo informativo para el resto (requesters, sponsors, functional managers).

Cuando un usuario con el rol de interesado quiera verificar un informe de seguimiento que ha sido publicado, o que ya ha sido verificado previamente, se seguirán los siguientes pasos:

  1. PMPeople construye el registro a partir de la información interna.
  2. PMPeople calcula el hash del fichero (el mismo que serviría para acceder a ISPF directamente).
  3. PMPeople busca en Ethereum por el código de transacción, encuentra la transacción y copia el campo de datos.
  4. PMPeople comprueba si lo guardado en Ethereum coincide con el hash del fichero calculado. Si coincide, entonces marca el informe como verificado, en caso contrario marca el informe como invalidado.

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