En mis posts anteriores expliqué por qué me parece que hay 10 roles para gestionar proyectos en las empresas, por qué estas personas necesitan una aplicación PMIS móvil para gestionar proyectos con su teléfono, y ciertos requisitos que debería cumplir este tipo de aplicación móvil.

Según la Guía del PMBOK Guide® Sexta Edición, un Project Management Information System (PMIS) proporciona acceso a herramientas software tales como herramientas de scheduling, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de la información, así como interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de bases de conocimiento corporativas:

  • La automatización de la recopilación y el reporte de los indicadores clave de desempeño (KPI) pueden formar parte de este sistema.
  • Incluyen software de scheduling para dar seguimiento de las fechas planificadas en comparación con las fechas reales, informar sobre las desviaciones en el avance con respecto a la línea base y pronosticar los efectos de los cambios en el cronograma del proyecto.
  • Se utilizan a fin de monitorizar las tres dimensiones de la gestión del valor ganado (PV, EV y AC), para representar gráficamente tendencias y proyectar un rango de resultados finales posibles para el proyecto.
  • Pueden incluir software de gestión de recursos para ayudar a planificar, organizar y gestionar grupos de recursos y desarrollar las estimaciones de los mismos, definir las estructuras de desglose de recursos, su disponibilidad y sus tarifas, así como diversos calendarios para ayudar en la tarea de optimización del uso de recursos, y para gestionar y coordinar a los miembros del equipo en las actividades del proyecto.
  • Permiten recolectar, almacenar y distribuir a los interesados internos y externos la información que necesitan de acuerdo al plan de comunicaciones. Pueden incluir software de gestión de tiempos, recursos y costes para asegurar que los planes de respuesta a los riesgos y sus actividades asociadas se integran en el proyecto junto con el resto de actividades.

Según el Estándar para la Gestión de Portafolios, Tercera Edición, un Portfolio Management Information System (PMIS) incluye herramientas y técnicas para recopilar, integrar y distribuir los resultados de los procesos de gestión del portafolio. Se usa para dar soporte a los procesos de gestión del portafolio y pueden incluir sistemas tanto manuales como automatizados. Estos sistemas permiten a la organización obtener visibilidad, estandarización, medición y mejora de procesos, y pueden facilitar la toma de decisiones efectiva al proporcionar a la organización métricas clave de desempeño y orientan la recopilación, análisis y el reporte. Las herramientas automatizadas pueden incluir aplicaciones comerciales PPM (Project Portfolio Management), y sistemas de recopilación y distribución de la información, interfaces web a otros sistemas automatizados en línea para consolidar el estado de los componentes del portafolio. El PMIS a veces consiste en una colección de hojas de cálculo, más que herramientas automatizadas. Un PMIS efectivo permite al PfM definir, analizar, diseñar, producir y gestionar los sistemas de información para dar permitir el éxito del portafolio, e incluye herramientas y procesos tales como:

  • Herramientas software.
  • Repositorios documentales y sistemas de control de versiones de documentos.
  • Sistemas de gestión de configuración y cambios.
  • Bases de datos de riesgos y herramientas de análisis.
  • Procesos y sistemas de gestión financiera.
  • Procesos y sistemas de gestión del valor ganado.
  • Procesos y herramientas de gestión de las comunicaciones.
  • Procesos y herramientas de gestión del conocimiento para dar soporte a la gestión del portafolio.

Según el Estándar para la Gestión de Programas, Tercera Edición, la gestión efectiva de los programas requiere el intercambio eficaz y eficiente de información de gestión de programas, proyectos, portafolios, hacia los órganos de gobierno de la organización. Gestionar tal información requiere un esfuerzo formidable, especialmente en organizaciones que ejecutan numerosos programas, o cuando los programas son complicados o complejos. La implantación de un Program Management Information System (PMIS) permite recopilar, acceder, reportar y analizar la información relevante para la gestión de los programas y proyectos del portafolio.

En este post quiero desarrollar algunos casos de uso para explicar con ejemplos cómo colaborarían esos roles en situaciones típicas de gestión de proyectos en las empresas.

En esta matriz RACI he intentado representar 25 casos de uso mostrando cómo podrían gestionarse colaborativamente proyectos empresariales entre los 10 roles de gestión de proyectos, indicando quién debe Responsabilizarse, rendir cuentas (Accountable), ser Consultado, o Informado:

Caso 1. Iniciar un Portafolio de Proyectos

En una aplicación PMIS, un portafolio debería ser una agrupación libre de proyectos y programas que tiene un encargado (accountable) llamado Portfolio Manager para gestionar el conjunto completo de los componentes de forma agregada, actualizando la información a nivel del portafolio.

La profundidad de gestión que proponen los estándares debería extenderse por el canal web, el móvil debería limitarse a navegar los elementos.

Para un Portfolio Manager debe ser útil poder crear un nuevo portafolio desde su móvil seleccionando algunos proyectos de la organización (los proyectos pertenecen a una Business Unit, pero pueden pertenecer a varios portafolios). Igual de fácil debería ser excluir un proyecto del portafolio.

El encargado de este caso de uso es el Portfolio Manager. Es responsable de configurar el portafolio con los proyectos y programas componentes. También la PMO puede responsabilizarse de configurar el portafolio. Los titulares de los componentes Project Managers y Program Managers deben ser informados de que sus proyectos o programas han pasado a ser incluidos en el portafolio. Ser informado en el móvil puede implementarse con una notificación y/o un campo de datos que indique el portafolio al que pertenece el proyecto o el programa. Los titulares de las Business Units (Functional Managers) deben ser consultados e informados si ciertos proyectos de sus Business Units pasan a incluirse en un portafolio de la organización.

En este vídeo se muestra cómo estamos planteando que el rol PfM pueda crear nuevos portafolios en la herramienta PMIS de PMPeople.

Caso 2. Iniciar un Programa

Un programa es una agrupación de proyectos que deben ser gestionados conjuntamente. El titular Program Manager será el encargado del programa, que puede ser configurado por él mismo o con ayuda de la la PMO. Los Project Managers que lideran los proyectos que pasan a formar parte del programa son informados. Functional Managers y Portfolio Managers son consultados e informados.

En este vídeo se muestra cómo estamos planteando que los roles PgM, PfM y PMO puedan crear nuevos programas en la herramienta PMIS de PMPeople.

Caso 3. Iniciar un Proyecto

Si el proyecto se inicia desde el lado de la gestión de la demanda, lo más habitual, entonces el encargado debe ser el Requester. Si se inicia del lado del suministro, debe haber un Project Manager encargado. Estos roles se responsabilizan de anotar la información declarativa y justificativa del caso de negocio. La PMO también puede crear proyectos. Si el proyecto se incluye en un programa o en uno o varios portafolios, Program Managers y Portfolio Managers deben ser consultados e informados. Del lado de la gestión de la demanda, hay que consultar e informar al Sponsor que autorizará el proyecto, y al Functional Manager que empleará recursos de su Business Unit para ejecutarlo. Desde el inicio ya se puede involucrar a ciertos Stakeholders que serán informados.

En este vídeo se muestra cómo estamos planteando que los roles PM, RQ, PMO, SP y FM puedan crear nuevos proyectos en la herramienta PMIS de PMPeople.

Caso 4. Planificar un Proyecto

El Project Manager es encargado y responsable de descomponer el proyecto en cuentas de control, planificar los trabajos y los entregables, actividades, hitos y línea base del cronograma, la línea base de costes, las fechas para el seguimiento y los días del calendario laboral en los que se puede trabajar en las actividades del proyecto. Los Team Members asignados serán informados de las fechas en las que deben participar en el proyecto. Normalmente, estas asignaciones son aprobadas por un Resource Manager. Los Portfolio Managers y Program Managers relacionados con el proyecto, y la PMO, deberían poder ayudar al Project Manager a actualizar la información de planificación. También deben ser informados todos los roles de gestión de la demanda relacionados con el proyecto.

En este vídeo se muestra cómo estamos planteando que el rol PM pueda planificar un proyecto en la herramienta PMIS de PMPeople. Esta función puede ser realizada también por los roles PfM, PgM y PMO.

Caso 5. Controlar un Proyecto

El Project Manager es encargado y responsable de actualizar el grado de avance de las cuentas de control y los entregables, las fechas reales de comienzo y fin de las actividades y cuándo se cumplen los hitos, los costes reales y el valor del trabajo completado. También son responsables de aprobar o rechazar las horas y gastos incurridos por los Team Members en las cuentas de control. Los Portfolio Managers y Program Managers relacionados con el proyecto, y la PMO, deberían poder ayudar al Project Manager a actualizar la información de control. También deben ser informados todos los roles de gestión de la demanda relacionados con el proyecto.

En este vídeo se muestra cómo estamos planteando que el rol PM pueda controlar un proyecto en la herramienta PMIS de PMPeople. Esta función puede ser realizada también por los roles PfM, PgM y PMO.

Caso 6. Cerrar un Proyecto

La aplicación móvil debería distinguir dos estados significativos relacionados con el cierre: closing y archived. Un proyecto en estado closing ya no dejará imputar horas y gastos a los Team Members porque se reconoce que todo el trabajo técnico se ha terminado. Falta cerrar el dossier, lecciones aprendidas, informe final, etc. Cuando el proyecto está en estado archived el proyecto puede consultarse en modo de solo lectura, pero ya no se pueden hacer cambios.

Caso 7. Solicitar un nuevo Proyecto (Request)

El rol Requester puede crear un nuevo Request que internamente ya es un proyecto comenzando a registrar la información de inicio (ver caso 3), pudiendo, si es oportuno, asignar al Project Manager, incluir el proyecto en un programa o en uno o varios portafolios.

Caso 8. Cambiar el estado de una solicitud (Request)

El Requester puede pasar la Request del estado proposed al estado in progress cuando el proyecto lo autoriza el Sponsor. Cuando el proyecto ha terminado, el Requester puede cambiar el estado de la propuesta de in progress a closed. También puede utilizar otros estados para modelar que se retrasa la decisión de aprobar el proyecto (on hold), o bien que la propuesta finalmente ha sido rechazada (rejected).

Caso 9. Cambiar el estado de un Proyecto

El Project Manager puede pasar el proyecto del estado initiating al estado planning cuando el proyecto lo autoriza el Sponsor. Al concluir la planificación pasa el proyecto a estado executing, entendiendo todo el mundo que el proyecto ya puede consumir los recursos y el presupuesto hasta que se ponga en estado closing como se ha comentado en el caso 6.

Caso 10. Invitar a interesados

El Project Manager puede añadir a un interesado en el registro de interesados, para que dicha persona pueda visualizar el progreso, solicitar cambios y hacer comentarios.

Caso 11. Gestionar a los Recursos Humanos

Parte importante de las labores de control del proyecto que puede realizar el Project Manager con ayuda de la herramienta, consistirá en actualizar las asignaciones de los Team Members, aprobar o rechazar sus horas y gastos incurridos, atender a sus comentarios, etc.

Caso 12. Gestionar un Pool de Recursos

Es conveniente modelar que todo Team Member pertenezca a un pool de recursos administrado por un Resource Manager, que gestionará convenientemente el plan de capacidad y autorizará las asignaciones a los proyectos, aprobará dedicaciones a tareas operativas, ausencias, etc.

Caso 13. Gestionar horas y gastos

Registrar oportunamente las horas y gastos incurridos es responsabilidad del Team Member. El Project Manager decidirá si los aprueba contra el presupuesto del proyecto o en caso contrario los rechaza. Registrar y consultar esta información suele exigir mucho tiempo cuando se hace por lotes. La interfaz móvil puede resultar muy útil en este caso de uso.

Caso 14. Gestionar las adquisiciones

Muchos proyectos externalizan una o varias partes de los trabajos a terceras empresas, que a su vez gestionarán esos encargos como proyectos, en el marco de un contrato con la empresa cliente. Una herramienta PMIS puede dar mucho valor para gestionar la trazabilidad de las órdenes de trabajo. Si los proyectos subcontratados también se gestionan con la herramienta, el Project Manager puede controlar en tiempo real la información de las subcontrataciones, bajo un verdadero paradigma de gestión de proyectos 2.0.

Caso 15. Gestionar riesgos e incidentes

Cuando se detectan potenciales problemas, es bueno empezar a anotarlos en el móvil y luego darles seguimiento. Los problemas que aparecen sin haberlos anticipado (llamados también incidentes, o issues) merecen una gestión en línea también desde el móvil.

Caso 16. Gestionar los comentarios de los interesados

Los interesados del proyecto (todos menos el Resource Manager) deberían ser capaces de expresar sus preocupaciones sobre el proyecto desde su móvil, si quieren de forma anónima. El Project Manager podría atender estos comentarios de manera online. Esta mensajería no es de la misma naturaleza que la que proponen otras herramientas colaborativas, en la herramienta PMIS se preferirá un registro formal.

Caso 17. Gestionar las solicitudes de cambios de los interesados

Igual que en el caso 16, el Project Manager puede sacar partido de la herramienta si le permite gestionar change log. Pueden solicitar cambios todos los roles relacionados con el proyecto, excepto Team Members y Resource Managers.

Caso 18. Gestionar Programas

Además de la lista de proyectos del programa, el Program Manager debe encargarse de la actualización de la información de alto nivel.

Caso 19. Gestionar Portafolios

Además de la lista de proyectos y programas del portafolio, el Portfolio Manager debe encargarse de la actualización de la información de alto nivel.

Caso 20. Gestionar el trabajo operativo (no de proyectos)

Por ejemplo, el Resource Manager podría aprobar por teléfono una solicitud de vacaciones de un Team Member, un curso, una baja laboral, etc.

Casos 21-24. Gestionar cuadros de mandos

El Project Manager podría indicar con un color semafórico (rojo, amarillo, verde) el estado de salud del proyecto o de una cuenta de control en particular, también podría explicar brevemente en el móvil el motivo de ese estado. Algo tan simple puede servir para compartir información de gobierno de los proyectos desde el teléfono. Lo dicho para proyectos y cuentas de control también aplica para solicitudes, programas y portafolios. Adicionalmente, a nivel de proyecto y cuentas de control, tiene gran valor informativo la información de estado sobre el alcance, el cronograma y el coste.

Caso 25. Usar herramientas colaborativas

Sería muy costoso que una sola herramienta cubriera todas las funcionalidades necesarias para colaborar en proyectos. La herramienta PMIS debería poder integrarse con otras aplicaciones móvile para que los 10 roles mencionados puedan gestionar conversaciones, tareas, documentos, cambios y actividad comercial. El PM debe ser capaz de configurar qué herramienta conectar por cada proyecto.