De camino a Vitoria en el asiento del copiloto, me hacían la pregunta ¿Qué crees que es mejor: Eficacia o Eficiencia? Es común confundir la eficiencia con eficacia, en mi caso suelo dudar entre el significado de ambas porque tiendo a confundir, la verdad es que el nombre no ayuda, y la realidad es que existe una gran diferencia entre ser eficiente y ser eficaz, sin embargo con el paso de los días se tiende a olvidar cuando estas definiciones para un director de proyectos profesional deberían de ser como andar en bici, que nunca se olvidan.
A veces, las personas tendemos a caer en la costumbre de la confusión de manera reiterativa, en mi caso por ejemplo y concretamente con estos términos. Para este tipo de situaciones, he adquirido el hábito de usar mis propios ejemplos y trucos.
El truco que utilicé para salir de manera exitosa de ese aprieto en cuestión, fue recordar la famosa frase que vemos cientos y ciento de veces “Eficacia probada” como por ejemplo en los insecticidas. ¿Y por que dicen esto? Pués efectivamente, porque el producto hace lo que está destinado a hacer y es matar insectos. Por lo tanto con este truco ya podemos decir que la definición eficacia podría ser de manera resumida:
“La capacidad para lograr las metas y objetivos o que el producto final sea para lo que se ha diseñado”

Veamos qué dice la RAE

eficacia Del lat. efficacia. 1. f. Capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Bueno, parece que este truco, funciona.
Sin embargo aún nos queda eficiencia. Por analogía seguiremos con la temática anterior de los anuncios que usen esta palabras. Buscando en mi memoria, recordé un anuncio de lavavajillas que todos conocemos y se usa en las fiestas de Villarriba y Villabajo. En ellos a veces hablan de probar la eficiencia de lavar los platos con su producto, al utilizar solo una gota o menos cantidad que la competencia y sobre todo más cantidad de platos.
Por lo tanto con este otro ejemplo podemos intuir que eficiencia es:
“La relación entre los recursos utilizados y los logros conseguidos, así que la eficiencia se consigue cuando se utilizan más o menos recursos para lograr el objetivo”

Veamos nuevamente qué dice la RAE al respecto:

eficiencia Del lat. efficientia. 1. f. Capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.

Perfecto, ya sabemos con toda seguridad que es cada cosa. Ya podemos responder
Eficacia solo se puede tener o no tener, ser o no ser. Es decir el insecticida mata o no mata, no creo que mate a medias.
Eficiencia sin embargo tiene más matices, ya que puede ser más o menos eficiente frente a lo que realmente necesitamos.
¿Qué respondí? Sencillo, por supuesto, ser eficaces y eficientes en la mayor medida.

Trasladando esto a la dirección de proyectos, se puede dar el caso en nuestro proyecto para alcanzar el objetivo de construir un producto o servicio en un semana tal como se había previsto (fuimos eficaces), pero para poder alcanzar el producto o servicio se utilizaron más recursos de lo normal (no fuimos eficientes).
Caso contrario, se utilizaron un 25% menos de los recursos previstos para alcanzar producto o servicio pero no se logró terminarla en una semana como estaba previsto (fuimos eficientes pero no eficaces).
Lo ideal sería obtener el producto o servicio en una semana y utilizar no más del 100% de los recursos previstos, o menos del 100% de los recursos. En este caso seriamos tanto eficaces como eficientes.
Para terminar, espero que además de haberos entrenido, esta experiencia os ayude a tener claro ambas definiciones.