Asana en los últimos 4 años ha aumentado su valoración de $280m a $600m siguiendo un modelo freemium. Después de la última ronda de financiación el pasado mes de marzo, la estrategia de Asana parece más orientada a conseguir que los usuarios activos se transformen en usuarios de pago, lógicamente. ¿Cómo se proponen conseguirlo?

En septiembre de 2015, los fundadores Dustin Moskovitz y Justin Rosenstein comunicaron el lanzamiento de la nueva versión de Asana. Por entonces Asana tenía unos 10000 usuarios de pago, pero atendía a unas 140000 empresas de todo tipo (creciendo +10000 organizaciones al mes) con un número de usuarios activos de más de dos millones.

¿Cómo hacer que un usuario de Asana gratis, que puede usar la herramienta sin restricciones significativas de funcionalidad, con el único límite de 15 miembros por workspace, pase a pagar 9.99 dólares por usuario y mes?

La respuesta a esta pregunta debe de preocuparle mucho al nuevo director de operaciones Chris Farinacci: Si tratase de imponer un paradigma de escasez, es decir, restringir funcionalidades o bajar el umbral de 15 miembros, bajaría la tasa de viralidad, y los usuarios actuales podrían escoger otra herramienta colaborativa, puesto que se trata de un mercado muy competitivo.

Para tranquilidad de los usuarios gratis, parece que los movimientos van hacia un paradigma de abundancia, de hacer el pastel más grande aportando mayor funcionalidad a los usuarios premium, pero sin renunciar a la cuota creciente de usuarios gratis.

El problema de la gestión de tareas es universal. Todo el mundo tiene tareas propias o tareas que delegar en otra persona. En las organizaciones hay tareas que completar en equipo y tareas que hay que gestionar profesionalmente, como proyecto, con la carga de gestión que conocemos bien los project managers, para cumplir las restricciones de tiempo y coste, principalmente.

De la misma manera que el correo electrónico y las redes sociales cubrieron la necesidad que todos tenemos de estar comunicados, conectados y permanentemente informados, ¿perseguirán los fundadores de Asana cubrir la necesidad básica de hacer que las cosas se hagan?

A mi juicio, el acierto de Asana se basa principalmente en dos elementos clave:

  1. La usabilidad y el rendimiento de la interfaz web. Se nota que los fundadores provienen de Facebook y Google. Parece una tontería, pero en la web no es fácil programar el manejo de listas, la edición multiconcurrente, la carga rápida de páginas, búsquedas, filtros, gráficos, notificaciones, integraciones con otros productos, extensibilidad para desarrolladores, etc. Han tenido que invertir mucho en arquitectura y modelo de programación web (tienen su propia plataforma de arquitectura llamada Luna2).

  2. Un modelo de datos bien diseñado para resolver toda la problemática actual y futura de la gestión de tareas.

El modelo de datos central de Asana, resumiendo mucho, podría dibujarse más o menos así:

  • La entidad de información central es la TAREA. Un conjunto de tareas se pueden agrupar en un PROYECTO. También es posible que una tarea esté en varios proyectos a la vez, es decir, podemos tener la misma tarea en diferentes listas.
  • Un espacio de trabajo (WORKSPACE) es un grupo de personas trabajando en equipo en varios proyectos. Dentro de un espacio de trabajo, todos los MIEMBROS pueden ver las tareas de todos los proyectos públicos. Una tarea puede (o no) tener asignado un único responsable (ASSIGNEE), que puede ser o bien un MIEMBRO (completamente funcional) o un INVITADO (que solo ve sus tareas). Cualquier miembro de un WORKSPACE puede saber qué tareas tiene pendientes o completadas, suyas o de cualquier otro miembro o invitado.
  • Una lista de tareas puede presentarse bajo distintas VISTAS (tareas incompletas, completadas, todas las tareas, ordenadas por fecha, por persona asignada, etc.). Además hay varias formas predeterminadas de presentar las tareas de un proyecto (en forma de lista, calendario, progreso y ficheros). Las tareas asignadas a uno mismo, aunque no pertenezcan a un proyecto, pueden priorizarse rápidamente en la sección privada MY TASKS.
  • Alrededor de un proyecto puede haber varios hilos de CONVERSACIÓN. Cada vez que hay algún cambio en una tarea, los SEGUIDORES reciben NOTIFICACIONES en su sección privada MY INBOX.

En Asana la viralidad la consiguen muy fácilmente. Lo único que hace falta para usar Asana es una dirección de correo (la gran mayoría de usuarios usa su correo personal). Hay tres formas de usar Asana:

  • Si queremos usar Asana solo para nuestra autogestión personal, usamos la carpeta de PERSONAL PROJECTS. La gran mayoría de estas tareas las hace uno mismo, pero es muy natural que algunas de nuestras tareas haya que encargarlas a otra persona. En PERSONAL PROJECTS podemos tener INVITADOS y asignarles tareas. Si la persona asignada es nueva en Asana, el correo de invitación le llevará a un enlace para crearse una cuenta y cuando entre en Asana ya verá una tarea suya en su carpeta de PERSONAL PROJECTS. En la modalidad PERSONAL PROJECTS no hay PROJECT OWNERS (el dueño de los proyectos personales siempre es uno mismo) y tampoco hay MIEMBROS (solo podemos tener INVITADOS).
  • Si lo que necesitamos es trabajar en equipo, un usuario puede crear un WORKSPACE e invitar a otros miembros. La mayoría de los usuarios de Asana la usan así. A su vez, cualquier miembro puede invitar a otros miembros (o invitados), hasta el límite gratuito de 15 miembros por WORKSPACE. No hay límite en el número de invitados. En cualquier momento, un usuario puede abandonar voluntariamente un WORKSPACE (siempre le pueden volver a invitar). No hay límite en el número de WORKSPACES que un usuario puede crear, pero son excluyentes unos con otros: lo que se hace en un WORKSPACE queda en ese WORKSPACE, no se pueden copiar tareas, proyectos, etc. Si el grupo que debe colaborar es de 15 miembros o menos, podemos decir que la herramienta es prácticamente funcional al 100%. Aparte de la limitación de 15 miembros por WORKSPACE, y de que no se puede compartir información entre diferentes WORKSPACES, otra limitación importante es que se presupone que todos los miembros son confiables, pues pueden ver todas las tareas y proyectos públicos y hacer todo, incluso completar o borrar tareas de otros, etc. (no hay un rol administrador).

  • La opción corporativa consiste en utilizar ORGANIZATIONS. Ya no se dice WORKSPACE, sino EQUIPO. Un miembro puede pertenecer a la vez a varios equipos de una organización. Se pueden configurar permisos de acceso de forma centralizada, controlar la visibilidad de proyectos y equipos, mover proyectos de un equipo a otro, etc. La experiencia del usuario mejora porque con el mismo acceso tiene centralizada en una herramienta toda su gestión de tareas en todos los contextos personales y profesionales:

Para utilizar Organizations hay que acceder con una dirección de correo de empresa (no vale el correo de Gmail, por ejemplo). Cualquier persona que se conecte a Asana con la dirección de correo de esa empresa podrá ver que ya se han creado otros equipos y puede crear los suyos propios. Los invitados no deben utilizar el correo de empresa.

El modelo premium en Asana ocurre cuando se quiere pasar un workspace o un equipo a la versión premium. El plan premium es reversible, es decir, se puede reducir el número de miembros, y hasta volver al modo gratuito. El administrador de la organización, o el dueño del workspace, puede dar de baja miembros actuales, si es necesario. También puede invitar a nuevos miembros a la organización, pero lo más normal es que otros miembros inviten a los nuevos a un equipo o workspace concreto.

Las principales funcionalidades premium, son estas tres:

  • Dashboards: En todo proyecto se puede ver de forma gráfica un resumen de alto nivel del progreso con un color semafórico (rojo, amarillo, verde) para simbolizar estado de salud, un comentario breve del project owner, una fecha límite y un diagrama burn-up de las tareas pendientes y terminadas. Pues bien, en su zona privada DASHBOARDS, cada usuario puede ver el progreso de hasta 3 proyectos a la vez, en ORGANIZATIONS no hay límite.

  • Dependencies: Una tarea se puede marcar waiting on others, de manera que se automatizan ciertos avisos entre los responsables y seguidores de tareas dependientes unas de otras.

  • Track Anything (beta): Esto parece ser la funcionalidad estrella. Básicamente consiste en introducir campos de información en las tareas para poder presentar listas con columnas personalizables. Los usuarios pueden realizar búsquedas por cualquier criterio (también filtrar, agrupar, recibir notificaciones, crear cuadros de mando, etc). Los programadores tienen una API libre para programar extensiones.

En palabras de Rosenstein:

“Esta funcionalidad hará que Asana sea algo tan fácil de usar como una hoja de cálculo, pero tan potente como una base de datos.”

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