TALAIA OpenPPM es una herramienta de código abierto para gestionar proyectos, programas y portfolios consistente con los dos estándares de referencia globales más utilizados en gestión de proyectos:
- La Guía de los Fundamentos de Gestión de Proyectos (la Guía del PMBOK®) publicada por el PMI®
- El estándar ISO 21500 (Directrices para la Dirección y Gestión de Proyectos)
Recientemente, el equipo de SM2 Baleares ha liberado la funcionalidad TALAIA Gantt, lo que permite gestionar actividades sin necesidad de usar el conector a Microsoft Project (o a cualquier otra herramienta externa de scheduling). Podemos decir que con esta nueva funcionalidad, las organizaciones que usen TALAIA OpenPPM ya tienen una herramienta con las ventajas de siempre, sin coste de licencia, para un número ilimitado de usuarios, integrando todas las funcionalidades necesarias para gestionar portafolios, programas y proyectos, entre ellas:
- gestión de iniciativas y priorización
- gestión del alcance
- gestión del cronograma
- gestión de la financiación y los costes
- gestión de los riesgos
- gestión de las adquisiciones
- gestión de los recursos humanos
- gestión de la documentación
- etc.
Toda esta funcionalidad sigue igual que hasta ahora, y con la nueva release, adicionalmente, TALAIA OpenPPM podrá gestionar integradamente las actividades (estructura trazable con la EDT, dependencias, adelantos y retrasos, duraciones, hitos, etc.), todo esto desde la misma herramienta para todos los interesados que necesiten acceder a la información de los proyectos, programas y portafolios de la organización, si más instalación que un navegador web.
Para demostrar la nueva funcionalidad, vamos a utilizar el caso práctico del Proyecto de Voluntariado en PMI, viendo paso a paso cómo la nueva funcionalidad del Gantt agiliza enormemente el proceso de planificación y seguimiento. Para descargar el fichero Excel de apoyo con los datos del cronograma de este proyecto, pulse aquí.
Inicio y Planificación
El rol PMO crea el proyecto con los siguientes datos:
En la pestaña Plan > Plan Scope, podemos comprobar que la EDT se ha inicializado con un nodo, correspondiente a la tarea resumen del proyecto
En la pestaña Plan > Plan Schedule, podemos comprobar que no hay ninguna cuenta de control representada.
Si pulsamos el nuevo botón Gantt Chart, nos lleva a la nueva pantalla del Gantt. Observamos que el Gantt aparece centrado en el día de hoy (9/11/2016), esto es así para proyectos en estado de inicio o planificación. Los proyectos en estado ejecución aparecen centrados en la fecha del status date.
Si seleccionamos la tarea resumen del proyecto, podemos insertar subtareas:
Después de insertar rápidamente varias subtareas, apoyándonos en el fichero Excel, podemos modificar los datos de las actividades pulsando el botón de la barra de herramientas con forma de lápiz, o bien pulsando dos veces en la tarea. Los datos se pueden entrar cómodamente en una ventana modal como esta:
De esta manera, se puede ir creando la estructura de desglose de trabajos del proyecto directamente en el Gantt. Para formar bien la EDT, se recomienda estructurar primero hasta el nivel de cuenta de control. Recuerden que las cuentas de control son los nodos que tienen interés informativo para reportar el avance, las fechas y los costes. En el fichero Excel de apoyo, podemos filtrar las cuentas de control:
Para salir del Gantt y volver a TALAIA, pulsamos el botón Exit con la opción Save
En TALAIA estos nodos se señalan en la EDT y también se representan en el cronograma.
Posteriormente podremos profundizar hasta el nivel de actividad, con el gran ahorro de tiempo que supondrá que las fechas de comienzo y fin de las cuentas de control se calculen automáticamente si son tareas resumen. De momento nos quedaremos a nivel de cuenta de control, obteniendo una representación como esta (en la pestaña de información avanzada se puede indicar que son cuentas de control:
A continuación vamos a programar las actividades dentro de la cuenta de control 110. Traducción. Serán 5 actividades consecutivas, cada una de una semana de duración. Las dependencias se pueden introducir en la ventana de información de la tarea, o bien conectando unas tareas con otras de forma gráfica. Obsérvese cómo se calculan automáticamente las fechas de comienzo y fin.
Como estas actividades de traducción no las hemos marcado como paquetes de trabajo, no se representarán en la EDT. Veamos cómo va quedando la EDT en TALAIA:
Si vemos cómo va quedando el cronograma de alto nivel en TALAIA Schedule observamos que la actividad de traducción ya se representa con la duración de 25 días.
Este es un buen momento para entrar los presupuestos del proyecto por cuenta de control, comprobando que la suma coincide con el presupuesto a la conclusión (35.350€) y que la EDT es válida porque cumple la regla del 100%:
Volvamos al Gantt para representar toda la EDT.
Y finalmente así vemos la EDT cuando volvemos a TALAIA:
Los hitos también pueden configurarse en el Gantt. Una tarea la podemos transformar en hito marcando la opción en la pestaña de información avanzada. Automáticamente dicha tarea pasará a durar 0 días.
Estos hitos del diagrama Gantt no aparecerán en el cronograma de alto nivel en TALAIA. Por el contrario, los hitos de alto nivel sí aparecen en el diagrama Gantt (aunque no pueden cambiarse desde aquí). Es decir, en las vistas de alto nivel de TALAIA tendremos esta representación de hitos de alto nivel, como siempre:
Mientras que en la vista detallada de TALAIA Gantt tenemos esta otra:
Monitorización y Control
Supongamos que el rol PMO aprueba la inversión y pasa el proyecto a estado ejecución. Cuando pulsamos ahora el botón Gantt Chart ya sea desde TALAIA > Plan > Schedule, o bien desde TALAIA > Control > Schedule, tenemos la posibilidad de ver el Gantt desde tres vistas: Baseline (la vista que usábamos arriba), Control (la vista con las fechas reales) y Tracking (la vista combinando las dos anteriores).
En la vista de seguimiento podemos observar el deslizamiento entre lo planificado y lo real. En las vistas de control y seguimiento, podemos actualizar el grado de avance de tareas y cuentas de control.