El éxito de los proyectos depende cada día más de la comunicación oportuna entre las personas que colaboran en los mismos. Lejos quedan los días en que el patrocinador dictaba al project manager qué había que hacer, el project manager rellenaba documentos, ordenaba y controlaba las actividades diarias de los miembros del equipo, y rendía cuentas de vuelta al patrocinador en la reunión de seguimiento periódica.

En la sociedad hiperconectada en que vivimos, con una economía cada día más proyectizada, se da por hecho que muchos interesados del proyecto querrán influir en su desarrollo sin tener que reunirse a cada momento con el project manager. También se espera que los miembros del equipo, que rara vez trabajan juntos en la misma sala, comenten proactivamente sobre posibles problemas, conflictos, necesidades, alternativas, etc. El project manager ya no es buen profesional si se limita a cumplir órdenes, su proactividad es requerida para gestionar riesgos, modelar requisitos, evitar retrasos, reducir sobrecostes, maximizar el valor, etc. Tampoco se pretende que el project manager sea el único que gestione el proyecto, sino que se prefiere que haya un equipo de gestión del proyecto.

Los avances en la tecnología de comunicaciones han facilitado enormemente la colaboración distribuida en forma de retroalimentación continua en proyectos, programas y portafolios.

PMPeople implementa la retroalimentación entre las personas que colaboran en la gestión del proyecto por varias vías:

  • A través de la gestión de cambios y comentarios.
  • A través de la retroalimentación sobre el desempeño de personas y proyectos.
  • A través de notificaciones por email.

Veamos cómo permite PMPeople configurar notificaciones por email, para que se envíen emails automáticamente cuando suceden determinados eventos relacionados con la gestión de los proyectos, o bien cuando el project manager quiere notificar cambios en una asignación.

Notificaciones configurables por Unidad de Negocio

El rol Functional Manager (FM) y también el rol oficina de proyecto (PMO), pueden configurar las notificaciones automáticas por email en la opción BU DATA > Notifications Scheme.

Si se marca la casilla correspondiente, ciertas personas, según su rol, recibirán un correo electrónico cuando suceda algún evento en los proyectos que pertenezcan a dicha unidad de negocio:

  1. Project creation: Cuando se crea un proyecto, se notifica al Functional Manager y a la PMO.
  2. Project deletion: Cuando se borra un proyecto, se notifica al Functional Manager y a la PMO.
  3. Project inclusion: Cuando un proyecto cambia de unidad de negocio, programa o portafolio al que pertenece, se notifica al Functional Manager, a la PMO, al Program Manager y/o al Portfolio Manager.
  4. Change of project state: Cuando cambia el estado de un proyecto (inicio, planificación, ejecución, cierre, archivo), se notifica a los interesados, solicitante, patrocinador, PMO Supportive, portfolio manager, program manager y project manager.
  5. Change of project phase: Cuando un proyecto cambia de fase, se notifica a los interesados, solicitante, patrocinador, PMO Supportive, portfolio manager, program manager y project manager.
  6. Change of project status date: Cuando en un proyecto se cambia la fecha de estado publicada, se notifica a los interesados, a los PMO Supportive, al solicitante, al patrocinador, al portfolio manager, al program manager y al project manager.
  7. Main milestone met: Cuando un proyecto alcanza un hito principal (asociado a la tarea resumen del proyecto), es decir, se actualiza la fecha real, se notifica a los interesados, a los PMO Supportive, al solicitante, al patrocinador, al portfolio manager, al program manager y al project manager.
  8. Status report publication: Cuando se publica un informe de seguimiento, se notifica a los interesados, a los PMO Supportive, al solicitante, al patrocinador, al portfolio manager, al program manager y al project manager.
  9. Status report blockchain publication: Cuando se publica un informe de seguimiento en Blockchain, se notifica a los interesados, a los PMO Supportive, a la PMO, al solicitante, al patrocinador, al portfolio manager, al program manager y al project manager.
  10. Time sheet approval: Cuando se aprueban horas imputadas en un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al miembro del equipo que ha imputado las horas.
  11. Expenses approval: Cuando se aprueban gastos cargados a un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al miembro del equipo que ha imputado los gastos.
  12. Time sheet rejection: Cuando se rechazan las horas imputadas en un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al miembro del equipo que ha imputado las horas.
  13. Expenses rejection: Cuando se rechazan gastos cargados a un proyecto, de un día o de una semana, se le notifica al miembro del equipo que ha imputado los gastos.
  14. Task completion: Cuando se completa una tarea, se notifica al PMO Supportive y al project manager.
  15. TM assignation: Cuando se asigna una tarea a un miembro del equipo, se notifica a dicho miembro del equipo y su resource manager.
  16. TM removal: Cuando se desasigna a un miembro del equipo de un equipo de proyecto, se notifica al project manager y al resource manager.
  17. SH assignation: Cuando se asigna a un interesado a un proyecto, se notifica a dicho interesado, a los PMO Supportive y al project manager.
  18. SH removal: Cuando se desasigna a un interesado de un proyecto, se notifica a dicho interesado, a los PMO Supportive y al project manager.
  19. PM assignation: Cuando se asigna a un project manager a un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  20. PM removal: Cuando se desasigna a un project manager de un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  21. PMOS assignation: Cuando se asigna a un PMO Supportive a un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  22. PMOS removal: Cuando se desasigna a un PMO Supportive de un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  23. SP assignation: Cuando se asigna a un patrocinador a un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  24. SP removal: Cuando se desasigna a un patrocinador de un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  25. RQ assignation: Cuando se asigna a un solicitante a un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.
  26. RQ removal: Cuando se desasigna a un solicitante de un proyecto, se notifica a los PMO Supportive, al solicitante, patrocinador, portfolio manager, program manager y project manager.

Notificar por email cambios sobre asignaciones

El project manager, o un rol gestor equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), puede notificar por email cambios sobre una asignación en la opción CONTROL > Control Resources > Team Members, o bien en la opción CONTROL > Control Resources > Assignments:

Al pulsar el botón [Notify] se envía un email al miembro del equipo con la información que aparece en pantalla.

Configurar recordatorios por email sobre tareas

El project manager, o un rol gestor equivalente (PMOS, PMO, PfM, PgM), puede configurar recordatorios automáticos por email sobre cualquier tarea, en la opción PLAN > Plan Tasks:

De esta manera, los miembros del equipo asignados recibirán un email automático un día antes de la fecha límite, en la fecha límite, y/o un día después de la fecha límite.

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