¿Qué es PMPeople?
PMPeople significa: “personas colaborando en project management: alumnos-profesores, patrocinadores de proyectos-project managers, directivos de organizaciones-consultores en project management”.
PMPeople es una plataforma para prestar servicios de valor añadido en la economía colaborativa, dentro del ámbito del project management. ¿Dónde pueden recibir una remuneración justa los profesionales del project management, cuando prestan servicios como project managers, profesores y consultores? La respuesta es en PMPeople: la plataforma de project management en la economía colaborativa.
La economía colaborativa aplicada al ámbito del project management distingue 3 tipos de consumidores (alumnos, patrocinadores, directivos) y 3 tipos de productores (profesores, project managers y consultores). PMPeople favorece las transacciones de valor (remuneradas) entre desconocidos a través de distintos mecanismos de puntuación, diversidad y transparencia.
¿Qué es un PMIS?
El término PMIS tiene tres acepciones: Project Management Information System, Program Management Information System, y Portfolio Management Information System. PMPeople PMIS se identifica con las 3 definiciones del Project Management Institute:
- Un Project Management Information System (PMIS) proporciona acceso a herramientas software tales como herramientas de scheduling, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de la información, así como interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de bases de conocimiento corporativas.
- Un Program Management Information System (PMIS) permite recopilar, acceder, reportar y analizar la información relevante para la gestión de los programas y proyectos del portafolio. Facilita el intercambio eficaz y eficiente de información de gestión de programas, proyectos, portafolios, hacia los órganos de gobierno de la organización para que los interesados de la organización tengan acceso a la información actualizada y relevante del programa.
- Un Portfolio Management Information System (PMIS) incluye herramientas y técnicas para recopilar, integrar y distribuir los resultados de los procesos de gestión del portafolio. Se usa para dar soporte a los procesos de gestión del portafolio y pueden incluir sistemas tanto manuales como automatizados. Estos sistemas permiten a la organización obtener visibilidad, estandarización, medición y mejora de procesos, y pueden facilitar la toma de decisiones efectiva al proporcionar a la organización métricas clave de desempeño y orientan la recopilación, el análisis y el reporte.
Por fin, ¿qué es PMPeople PMIS?
PMPeople PMIS es la herramienta central de los Interim Project Managers. Permite la colaboración eficaz entre los 10 roles activos en la gestión de proyectos profesional. Las organizaciones que ejecutan proyectos generalmente tienen roles especializados a la gestión de la demanda de proyectos y a la gestión del suministro de proyectos:
Los roles de gestión de la demanda se centran en proponer proyectos y monitorizar su desempeño. Los posibles proyectos que se podrían proponer hay que saber cómo compararlos y priorizarlos, porque no tiene sentido hacerlos todos, ni se dispondría de los recursos necesarios. Estos gestores de la demanda no suelen utilizar la palabra “proyecto”, prefieren otras palabras como ideas, iniciativas, peticiones, inversiones, propuestas, etc. Los project managers suelen decir “proyecto en estado de inicio” para referirse a los proyectos que aún no se han autorizado.
Los roles de gestión del suministro se centran en utilizar los recursos disponibles para ejecutar los proyectos. Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. Los proyectos se pueden ejecutar individualmente, o bien pueden agruparse en programas o portafolios. Un programa es un grupo de proyectos, subprogramas y actividades de programas relacionados cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se obtendrían si se gestionaran en forma individual. Un portafolio es un grupo de proyectos, programas, subportafolios y operaciones, gestionados como un grupo para alcanzar los objetivos estratégicos. Un proyecto puede pertenecer a un programa (o no), y a cero, uno o varios portafolios. A su vez, un programa puede incluirse en cero, uno o varios portafolios. La figura muestra un ejemplo de una organización con 8 proyectos ejecutados en 3 unidades de negocio, algunos de ellos gestionados como componentes dentro de 2 programas y 2 portafolios. Obsérvese que los proyectos pueden pertenecer a ningún programa (como el proyecto 7 y el 8), o sólo uno (el proyecto 1) pero pueden pertenecer a cero, uno o varios portafolios (por ejemplo, los proyectos 1 y 2 son componentes de los portafolios 1 y 2):
Los roles de gestión de la demanda son:
- El interesado, o Stakeholder: Un individuo, grupo u organización que puede afectar, verse afectado, o percibirse a sí mismo como posible afectado por una decisión, actividad o resultado de un proyecto.
- El Requester: Quien solicita proyectos, trabaja para que se aprueben y después necesita saber principalmente cuándo y cómo han acabado. En las organizaciones que venden proyectos, el Requester es el comercial que gestiona el ciclo de venta del proyecto. Por analogía, en las organizaciones cliente podríamos identificar este mismo rol para referirnos a la persona encargada de proponer proyectos.
- El patrocinador o Sponsor: Una persona o grupo que provee recursos y apoyo para el proyecto, programa o portafolio y que es responsable de facilitar su éxito.
- El gerente funcional, o Functional Manager: Alguien con autoridad de dirección sobre una unidad de la organización dentro de una organización funcional. Es el gerente de cualquier grupo que efectivamente realiza un producto o presta un servicio. A veces se le denomina gerente de línea.
- La Project Management Office (PMO): Es una estructura de la organización que estandariza los procesos de gobierno relacionados con el proyecto y facilita el intercambio de recursos, metodologías, herramientas y técnicas.
Los roles de gestión del suministro son:
- El Portfolio Manager: La persona o grupo asignado por la organización ejecutora para autorizar, equilibrar, monitorizar y controlar los componentes del portafolio, a fin de conseguir los objetivos estratégicos.
- El Program Manager: La persona autorizada por la organización ejecutora para dirigir al equipo o los equipos responsables de conseguir los objetivos del programa.
- El Project Manager: La persona nombrada por la organización ejecutora para liderar al equipo, siendo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto.
- Los Team Members: Son los individuos que respaldan al Project Manager en la realización del trabajo del proyecto para alcanzar sus objetivos.
- El gestor de recursos o Resource Manager: Entre sus responsabilidades se encuentran gestionar el plan de capacidad para asegurar que hay recursos suficientes para atender las previsiones de los proyectos. El indicador que más importancia suele tener para ellos es la tasa de utilización, que deben mantener controlada entre ciertos umbrales según las categorías profesionales. También tienen responsabilidades compartidas con el departamento de RR.HH.: contratación, plan de carrera profesional, formación, incentivos, bajas, ausencias, etc.
PMPeople permite la colaboración eficaz de los distintos roles involucrados en la gestión profesional de los proyectos:
El Project Manager puede reportar a un Program Manager o Portfolio Manager, pero necesita que los Team Members hagan las tareas técnicas, y a su vez los team members son gestionados por Resource Managers. Estos roles pueden encuadrarse en la gestión del suministro. Por el lado de la gestión demanda, tenemos Requesters que solicitan proyectos, Sponsors que los aprueban, Functional Managers que asumen la ejecución en sus departamentos, y también tenemos la PMO dando soporte administrativo y de control. Por último, y no menos importante, tenemos a los interesados o Stakeholders, internos y externos a la organización ejecutora, que deben ser apropiadamente involucrados para que el proyecto termine cumpliendo o excediendo sus expectativas.
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