El pasado 16/11/16 impartí un taller en PMI Madrid sobre las herramientas que a mi juicio necesita un project manager. Allí podían ver tan solo la presentación que usé. En este post me gustaría profundizar sobre este amplio e interesante tema. Un project manager profesional necesita una caja de herramientas. A mi juicio, las herramientas que necesita un project manager para para desarrollar sus actividades pueden agruparse en 6 grandes bloques:

  1. organizarse/investigar
  2. comunicarse
  3. reunirse
  4. planificar
  5. colaborar
  6. controlar

A mi modo de ver, los tres primeros bloques están relacionados con la creatividad y las habilidades sociales (lado derecho del cerebro) mientras que los tres últimos están relacionados con las llamadas hard skills (lado izquierdo). A continuación se detallan de forma breve cada uno de los bloques.

1. Herramientas para Organizarse/Investigar

Un project manager necesita organizarse e investigar sobre técnicas y herramientas (todo lo que necesita un project manager ya está inventado), necesita organizarse su tiempo personal y hacer que las cosas se hagan, documentar, etc. En este mundo hiperconectado ya no hace falta buscar referencias en papel ni apuntarlo todo en cuadernos. Todos los project managers tenemos un ordenador portátil, pero ¿sabemos usarlo bien para auto-organizarnos y para investigar la información relevante sobre el proyecto?

He aquí algunos síntomas cuando esto no lo hacemos bien:

  • Nuestro buzón de correo ocupa más de una pantalla y lo usamos como to-do-list.
  • No apuntamos inmediatemente la información relevante, nuevas tareas, etc.
  • No usamos todos los dedos para escribir con el teclado (o escribimos menos de 40 palabras por minuto).
  • Organizamos información o documentos en el propio cliente de correo.
  • No sabemos las funciones especiales de Google para afinar las búsquedas.
  • No usamos bookmarks del navegador, aplicaciones, extensiones, ni accesos directos a páginas web.
  • Repetimos búsquedas frecuentes en la web o en nuestro ordenador, y muchas veces no encontramos un documento que hemos visto antes, que sabemos que está ahí en alguna parte.

2. Comunicarse con los miembros del equipo y los interesados

Comunicarse siempre ha sido de vital importancia para el project manager: buena parte de nuestro tiempo la pasamos redactando informes, haciendo presentaciones, hablando, chateando o intercambiando mensajes de correo electrónico, etc. Quizá lo más complicado aquí es cuando tenemos que redactar un documento o presentación entre varios autores.

Cuando esto no lo hacemos bien:

  • Decimos que como siempre llevamos el teléfono, siempre estamos disponibles (pero la tecnología se puede apagar).
  • Pensamos que la única forma de enviar un mensaje de texto por teléfono es con Whatsapp (lo más sencillo sería un SMS, ahora que todos tenemos tarifa plana de mensajes cortos). Me sorprende que muy pocos project managers usen Telegram, y no digamos Slack (la aplicación líder mundial en mensajería instantánea).
  • Enviamos documentos anexos al correo, lo que complica la gestión de versiones (pero casi siempre es posible compartir enlaces a carpetas o documentos). Algo que yo hago mucho es generar un enlace con Google Drive que cuando se pulsa descarga el fichero. Puedo incluso hacer que se pida una contraseña: por ejemplo, si pulsan este enlace pueden descargar en pdf la presentación que usé en el taller (la contraseña es RITA). Aquí también me parece muy productivo editar colaborativamente documentos, hojas de cálculo o presentaciones en línea.
  • No sabemos compartir ficheros grandes. Si el fichero lo tenemos alojado en un sistema de gestión documental como OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box, etc., entonces no hace falta transmitirlo, pero además hay herramientas como WeTransfer para enviar gratis ficheros de hasta 2GB. Para compartir vídeos con mi familia yo uso mucho YouTube o Vimeo con contraseña.
  • Para enviar un pantallazo del ordenador, le hacemos una foto a la pantalla con el móvil (pero hay aplicaciones de captura de pantalla, que además pueden generar un enlace a la imagen).
  • No sabemos pasarnos ficheros, enlaces, textos, etc., desde nuestro ordenador a nuestro teléfono y viceversa. A mí, por ejemplo, cuando se me ocurre algo lejos de mi ordenador, lo que hago es grabar una nota de voz en mi iPhone, cuyo texto luego puedo ver en mi portátil Windows a través de iCloud.

3. Reunirse con los miembros del equipo y los interesados

¿Cuántas veces nos invitan a reuniones desestructuradas, sin agenda, sin límite de tiempo, sin recapitular al cierre con una lista de siguientes pasos? ¿Qué imagen transmitimos cuando reunimos al equipo “para ver cómo va cada miembro del equipo”? ¿o “para darle un empujón al proyecto”? Todos conocemos a alguien que se queja porque se pasa su horario laboral de reunión en reunión, con la sensación de perder permanentemente el tiempo. Esto es un drama para muchas organizaciones, y las soluciones ya están inventadas desde hace mucho tiempo, solo hay que cambiar ciertos hábitos.

Algunas herramientas también nos ayudan aquí para organizar las reuniones, como Google Calendar, Calendly, Doodle, etc. Otro ámbito en que se ha avanzado muchísimo es en las reuniones virtuales o conferencias web.

4. Planificar el proyecto

Un project manager es básicamente una persona que sabe lo que va a ocurrir en su proyecto durante el día de hoy, mañana, la semana que viene, el mes que viene, cómo terminarán los entregables y el proyecto completo. Si el proyecto es predictivo, esto lo sabe porque tiene un plan, como una partitura para ir dirigiendo el trabajo del equipo. También sabe si el proyecto va bien o va mal (esto es, si cumplirá los objetivos de coste, tiempo, alcance, calidad, contrataciones, etc.) porque puede contrastar la información del desempeño del proyecto con el plan, pudiendo medir las desviaciones de coste y plazo y pudiendo hacer pronósticos sobre el coste y plazo previsto a la conclusión, etc.

Hay mucha gente que gestiona proyectos pero no practica una gestión de proyectos profesional. Para la mayoría de la gente, un conjunto de tareas relacionadas, ya es un proyecto. La gestión profesional es necesaria cuando hemos comprometido el esfuerzo de un equipo para entregar un producto, servicio o resultado final, en cierta fecha, por debajo de un cierto coste, cumpliendo ciertos criterios de calidad, etc., dejando el producto del proyecto bien transicionado a operaciones.

Pues bien, si el proyecto es predictivo (si es ágil hay otros métodos), cualquiera podrá pedirnos el Gantt del proyecto. Si no lo tenemos, vamos a dar una imagen poco profesional, pero hay que hacerlo por otros motivos, no por la imagen. Si el proyecto tiene una fecha firme fija que debemos cumplir y un presupuesto estricto que no debemos superar, esto no va a ocurrir por casualidad. El único método es contrastar el desempeño real con el planificado regularmente, en cada reunión de seguimiento. ¿Cómo vamos a contrastar las fechas de los hitos y las actividades si no tenemos un Gantt? ¿Cómo vamos a explicar el retraso previsto a la conclusión?

Dependiendo del proyecto se requerirá una planificación más o menos detallada en cada una de las áreas de gestión. Tres documentos que yo hago siempre y que me parecen generalizables para todos los proyectos predictivos son el registro de interesados, el registro de riesgos y el cronograma Gantt. Para los 2 primeros uso Excel, para elaborar el Gantt uso generalmente Microsoft Project Professional. MSP me da mucha productividad: puedo descomponer el proyecto en partes gestionables (si necesito representar la EDT la exporto a MindManager), presentar a los responsables las estimaciones iniciales sobre tiempo y coste, asignar a los recursos, medir desviaciones y pronósticos, publicar informes de desempeño, analizar escenarios qué pasa sí..., etc. Con casi 40 años en el mercado, MSP tiene muchas funcionalidades, merece la pena aprender a usarla bien porque nos puede ahorrar mucho tiempo de gestión.

5. Colaborar con los miembros del equipo y los interesados

Un project manager no hace el proyecto, sino su equipo. Hace mucho tiempo aprendí que debía separar la gestión del proyecto en dos: es lo que yo denomino gestión hacia arriba y gestión hacia abajo. Hacia arriba tengo que gestionar el proyecto como un todo, entendiendo el business case, las restricciones, los riesgos, los compromisos, las expectativas, etc. Esta parte de la gestión tiene sentido informativo para los comités, la PMO, o cualquiera encargado de gobernar nuestro proyecto, entre otros. Sin embargo, la visión estratégica importa poco si lo que ocurre en el campo de batalla no va bien. Un project manager no puede tener éxito (=un proyecto no puede terminar cumpliendo sus objetivos de gestión) si el desempeño de los miembros del equipo no es bueno, si no están motivados, si no trabajan bien juntos, etc.

Aquí hay que emplear muchas habilidades sociales, pero si queremos practicar un liderazgo servicial sí hay algo de tipo hard que podemos hacer. Dividamos las actividades en tareas, bajemos la información de alto nivel todo lo posible para orientar claramente el trabajo técnico. Asignemos (o todavía mejor, dejemos que se autoasignen) las tareas, y ayudemos a facilitar el trabajo a este nivel.

No utilicemos el email para colaborar a este nivel, por favor. No es productivo, no es eficaz. Quizá hace una década fue la herramienta ideal para colaborar, pero actualmente todo el mucho recibe muchos emails todos los días, no podemos confiar en que el trabajo de detalle queda bien asignado por email. Luego todo el mundo se responde información no relevante con copia a todo el mundo. Yo personalmente tiendo a desconectar cuando recibo un email cargado de instrucciones dirigidas a todo el mundo a la vez (y a un tal arrobajose que no sé quién es ;-) como si me estuvieran despachando al más puro estilo “ordeno y mando”.

Hay muchas herramientas que funcionan bien para gestionar tareas en equipo fuera del email. Aquí mi preferida es Asana. Por otra parte, cuando quiero promover la comunicación fluida fuera de la estructura de las tareas, lo que mejor resultado me da es crear un equipo en Slack y llevar las conversaciones por allí (si no se puede cara a cara, que siempre es lo mejor). La combinación Asana (tareas) + Slack (mensajería instantánea) creo que puede funcionar muy bien en cualquier proyecto.

6. Controlar el Proyecto

Para controlar el proyecto hay que mantener periódicamente reuniones seguimiento, comparar el desempeño esperado con el real, y tomar acciones correctoras o preventivas cuando hay tiempo, cuando tenemos opciones. ¿De qué otra forma vamos a conseguir terminar justo el día 20 de abril? A lo mejor el seguimiento de la segunda semana de febrero dice que vamos desviados 15 días, pues habrá que tomar acciones correctoras para recuperar 15 días de otro lado, no hay trucos aquí.

Con una herramienta de escritorio como es Microsoft Project, podemos controlar los grandes parámetros de gestión, y con el seguimiento de bajo nivel que permite una herramienta como Asana, podemos controlar muy bien el trabajo del día a día. Sin embargo, esto no es suficiente en la mayoría de los proyectos de hoy día por la cantidad de interesados cuyas expectativas hay que gestionar y debido a la proliferación de los proyectos adaptativos, en los que se pueden (se deben) introducir cambios continuamente para aumentar el valor.

Por otro lado, aunque el proyecto sea predictivo, ya no se quiere que el project manager siga estrictamente las órdenes del patrocinador: se le pide mayor proactividad y que interaccione con los representantes del negocio. Los interesados ya no quieren esperar al informe de seguimiento para tranquilizarse o solicitar cambios, hay mucho más en juego y todo es más distribuido y dinámico. Muchos están llamando a este modelo de gestión de proyectos Gestión de Proyectos 2.0 precisamente por la importancia que tiene en estos proyectos la comunicación en tiempo real por internet. No quieren informes cada dos semanas, quieren información en la nube, fidedigna, actualizada, que refleje la situación real del proyecto. Es necesario que esta información fluya (de forma controlada y segura) para tomar decisiones y priorizar. Este ámbito de herramientas está bien representado por las herramientas PPM (Project Portfolio Management).

¿Muchas herramientas, verdad? ¿Llegará el día en que una herramienta lo haga todo? Yo veo que esas herramientas que necesitamos ya existen, pero el mercado está muy fragmentado. El punto positivo es que la mayoría compiten ferozmente bajo un modelo freemium. Esto cambiará en un futuro y nos habrá que pagar por uso desde el principio. Por el momento, de la lista de herramientas representadas abajo, que son las que yo uso casi todos los días, solo MSP y GoToMeeting tienen coste de entrada, las demás son altamente funcionales en su versión gratuita.

Como project manager debo gestionar el proyecto, no las herramientas. Quiero herramientas que me ahorren tiempo de gestión para dedicarme a lo importante: gestionar al equipo y las expectativas de los interesados. Busquemos las herramientas que nos ahorren tiempo y usémoslas.

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