El Proyecto
En el periodo de septiembre a diciembre de 2013 tuve el privilegio de dirigir un proyecto de voluntariado para la traducción al español del libro A Pocket Companion to PMI's PMBOK® Guide, por los autores: Paul Snijders, Thomas Wuttke y Anton Zandhuis, editado por Van Haren Publishing.
La traducción de este libro fue posible gracias a la labor desinteresada del siguiente equipo de voluntarios del PMI: Jose Daniel Esterkin (Capítulo de Buenos Aires); Javier Martín (Capítulo de Barcelona); Ariana Cisilino, Fernando Lucas, Jose Ramón Arlandis y José Lopezosa (Capítulo de Valencia); Mercedes Martinez y un servidor (Capítulo de Madrid). Adicionalmente participaron 13 revisores externos del PMI. No menos importante fue la inestimable ayuda de Anton Zandhuis, uno de los autores, y Bart Verbrugge, Director Editorial.
Todo aquel que haya trabajado con voluntarios sabe que uno de los principales retos en este tipo de proyectos es que a los voluntarios no se les puede exigir un determinado desempeño: es fundamental que estén motivados y hagan lo que se les pide voluntariamente. Si no está claro qué tienen que hacer, cómo o cuándo deben hacerlo, si las herramientas son demasiado complejas, las tareas demasiado largas, etc., entonces ya no pueden mantener la debida atención en el proyecto, dado que todos tienen otras actividades profesionales y personales que atender. Otro reto importante es que el equipo era virtual, sin financiación para una reunión presencial que facilitara la formación del equipo, como hubiera sido deseable. Todas estas restricciones influyeron en las herramientas informáticas empleadas y en la forma de segmentar el trabajo y avanzar por iteraciones semanales.
La comunicación fue otro importante desafío, sobre todo con el equipo extendido del PMI, autor y editor. Con estos dos últimos interesados la comunicación debía ser en inglés. Pude comprobar que es muy cierto el dicho:
“Hasta que no hay entregables, lo único que hay es comunicación”.
Su lógica intranquilidad solo comenzó a disminuir a partir de la entrega de los primeros borradores.
También tuvimos nuestra buena dosis de riesgo en este proyecto: ¿Qué pasaría si los revisores de otros capítulos de habla hispana del PMI o los revisores de la editorial se quejaban de falta de rigor y calidad de la traducción?
Finalmente, hay que decir que el proyecto tuvo un notable éxito, y yo una de las mejores satisfacciones de mi carrera como director de proyectos: El Compañero de Bolsillo de la Guía del PMBOK® ya está a la venta en las librerías, hemos contribuido al desarrollo de nuestra comunidad profesional, nos han felicitado por la traducción y lo más importante para mí: he conocido (en nuestra profesión, como en cualquier otra, trabajando es como se conoce a la gente) a un grupo de excelentes colegas y he aprendido mucho de ellos.
1. Inicio
Este proyecto tuvo un arranque muy rápido y efectivo: Los 4 capítulos del PMI implicados aprobaron la iniciativa en sus respectivos comités y se nombró al Director del Proyecto. En el enlace de documentación de inicio pueden acceder a la documentación de soporte en el enlace: http://goo.gl/cF9f9V. Podrán ver, entre otra información, el acta de constitución y el registro de interesados.
- Para descargar el fichero PDF con el acta de constitución del proyecto, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el registro de interesados, pulse aquí.
2. Planificación del Proyecto
Al tratarse de un proyecto interno, sin flujo de caja, los costes de contabilizaron en horas de voluntarios a una tarifa estándar. En este proyecto los miembros del equipo ya estaban asignados desde un principio. En el resto de las áreas de gestión, la planificación estuvo muy influida por los hitos externos y la necesidad de seguimientos semanales significativos para los voluntarios. En el enlace de documentación de planificación pueden acceder a la documentación de soporte: http://goo.gl/3Le85e. Podrán ver, entre otra información, el enunciado del alcance, la EDT, el diccionario de la EDT, los entregables, las actividades, los hitos, el cronograma, las estimaciones de coste y la línea base de costes.
2.1. Línea Base del Alcance
- Para descargar el fichero PDF con el enunciado del alcance del proyecto, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con la Estructura de Desglose del Trabajo EDT, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el diccionario de la EDT, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con la lista de entregables, pulse aquí.
2.2. Línea Base del Cronograma
- Para descargar el fichero PDF con la línea base del cronograma, pulse aquí.
- Para descargar el fichero Excel con los datos del cronograma, pulse aquí.
- Para descargar el fichero Microsoft Project con la línea base del cronograma, pulse aquí.
2.3. Línea Base de Costes
- Para descargar el fichero PDF con la base para las estimaciones de coste, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con la línea base de Costes, pulse aquí.
3. Gestión de Riesgos
En el enlace de documentación de riesgos pueden acceder a la documentación de soporte en el enlace: http://goo.gl/RoGIMy. Podrán ver, entre otra información, el registro de riesgos (2 riesgos), el registro de supuestos (5 supuestos) y el registro de incidentes (3 incidentes).
- Para descargar el fichero PDF con el registro de riesgos, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el registro de supuestos, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el registro de incidentes, pulse aquí.
4. Ejecución y Control del Proyecto
La ejecución del proyecto consistió básicamente en el esfuerzo de traducción y revisión. En el dossier del proyecto se detalla cómo se organizó toda la documentación propia del trabajo técnico (traducciones y revisiones) y también la documentación relativa a la gestión del trabajo (comunicaciones y entregas). En el enlace de documentación de control pueden acceder a la documentación de soporte: http://goo.gl/1sXYWa. Podrán ver, entre otra información, el registro de cambios (4) y el seguimiento de los entregables, el alcance, los costes, los tiempos y los informes resumidos de situación hasta el 31/12/13.
- Para descargar el fichero PDF con el registro de cambios, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el registro de entregas, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el los resúmenes de los informes de estado hasta la fecha 31/12/2013, pulse aquí.
4.1. Control de Líneas Base
- Para descargar el fichero PDF con el informe de control del alcance a fecha 31/12/2013, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el informe de desempeño del cronograma a fecha 31/12/2013, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el informe de desempeño de costes a fecha 31/12/2013, pulse aquí.
5. Cierre del Proyecto
En el enlace de documentación de cierre pueden acceder a los principales documentos del proyecto: http://goo.gl/3V6zTq. Podrán ver, entre otra información, el registro de lecciones aprendidas y el dossier con la documentación del proyecto.
- Para descargar el fichero PDF con el documento de lecciones aprendidas, pulse aquí.
- Para descargar el fichero PDF con el documento de dossier del proyecto, pulse aquí.
