El pasado mes de abril de 2017 lanzamos en PMPeople el proyecto más estimulante que yo he vivido en muchos años. El objetivo es nada menos que hacer posible que los Project Managers puedan usar una aplicación freemium en web y en móvil para gestionar profesionalmente sus proyectos en colaboración con el resto de roles involucrados en la gestión de cualquier proyecto, siguiendo los estándares de PMI y de ISO. La aplicación debe adaptarse a 10 roles diferentes e integrarse con otras herramientas de scheduling, gestión documental, gestión de tareas y gestión de mensajes.
Este proyecto está suponiendo para mí dos fuentes de aprendizaje continuo. Por tener que gestionar el proyecto software, he podido aprender y practicar en profundidad el marco Scrum y decidirme por una serie de herramientas para gestionar proyectos software. Por otra parte, y quizá esto sea lo más interesante para mí, hemos podido diseñar un modelo de datos con más de 100 tablas que nos permite cubrir la mayor parte de la casuística que deben contemplar las organizaciones cuando gestionan proyectos, programas y portafolios, desde el reporte de gastos de un team member hasta los estados financieros de un programa, pasando por cómo conectar proyectos en procurement, que los interesados pongan solicitudes de cambios, comentarios anónimos, etc.
En este momento, después de incontables iteraciones, podemos decir que ya tenemos claras la mayoría de las funcionalidades (aunque cada vez que los programadores nos hacen una demo seguimos queriendo cambiar cosas ;-). También estamos contentos con el plan de fases que pueden ver representado en la imagen de arriba. Actualmente ya hemos quemado las 2 primeras y estamos en la mitad de la release 3.
Más abajo explicaré los objetivos principales de cada una de las fases. Antes quiero explicar por qué decidimos bautizar a este producto con el nombre de PMIS.
¿Por qué usamos la denominación PMIS?
PMIS significa Project Management Information System, pero también Program Management Information System y Portfolio Management Information System. Queremos que PMPeople PMIS unifique la gestión no solo de los proyectos, sino también de los programas y portafolios. Veamos a continuación las diferentes definiciones que ofrece el PMI® del término PMIS.
Según La Guía de los Fundamentos de Gestión de Proyectos (PMBOK® Guide):
Un Project Management Information System (PMIS) proporciona acceso a herramientas software tales como herramientas de scheduling, sistemas de autorización de trabajo, sistemas de gestión de la configuración, sistemas de recopilación y distribución de la información, así como interfaces a otros sistemas automáticos en línea como repositorios de bases de conocimiento corporativas:
- La automatización de la recopilación y el reporte de los indicadores clave de desempeño (KPI) pueden formar parte de este sistema.
- Incluyen software de scheduling para dar seguimiento de las fechas planificadas en comparación con las fechas reales, informar sobre las desviaciones en el avance con respecto a la línea base y pronosticar los efectos de los cambios en el cronograma del proyecto.
- Se utilizan a fin de monitorizar las tres dimensiones de la gestión del valor ganado (PV, EV y AC), para representar gráficamente tendencias y proyectar un rango de resultados finales posibles para el proyecto.
- Pueden incluir software de gestión de recursos para ayudar a planificar, organizar y gestionar grupos de recursos y desarrollar las estimaciones de los mismos, definir las estructuras de desglose de recursos, su disponibilidad y sus tarifas, así como diversos calendarios para ayudar en la tarea de optimización del uso de recursos, y para gestionar y coordinar a los miembros del equipo en las actividades del proyecto.
- Permiten recolectar, almacenar y distribuir a los interesados internos y externos la información que necesitan de acuerdo al plan de comunicaciones.
- Pueden incluir software de gestión de tiempos, recursos y costes para asegurar que los planes de respuesta a los riesgos y sus actividades asociadas se integran en el proyecto junto con el resto de actividades.
Según el Estándar para la Gestión de Portafolios, Tercera Edición, sección 2.4:
Un Portfolio Management Information System (PMIS) incluye herramientas y técnicas para recopilar, integrar y distribuir los resultados de los procesos de gestión del portafolio. Se usa para dar soporte a los procesos de gestión del portafolio y pueden incluir sistemas tanto manuales como automatizados. Estos sistemas permiten a la organización obtener visibilidad, estandarización, medición y mejora de procesos, y pueden facilitar la toma de decisiones efectiva al proporcionar a la organización métricas clave de desempeño y orientan la recopilación, análisis y el reporte. Las herramientas automatizadas pueden incluir aplicaciones comerciales PPM (Project Portfolio Management), y sistemas de recopilación y distribución de la información, interfaces web a otros sistemas automatizados en línea para consolidar el estado de los componentes del portafolio. El PMIS a veces consiste en una colección de hojas de cálculo, más que herramientas automatizadas. Un PMIS efectivo permite al PfM definir, analizar, diseñar, producir y gestionar los sistemas de información para lograr el éxito del portafolio, e incluye herramientas y procesos tales como:
- Herramientas software.
- Repositorios documentales y sistemas de control de versiones de documentos.
- Sistemas de gestión de configuración y cambios.
- Bases de datos de riesgos y herramientas de análisis.
- Procesos y sistemas de gestión financiera.
- Procesos y sistemas de gestión del valor ganado.
- Procesos y herramientas de gestión de las comunicaciones.
- Procesos y herramientas de gestión del conocimiento para dar soporte a la gestión del portafolio.
Y según el Estándar para la Gestión de Programas, Tercera Edición, sección 6.6.2:
La gestión efectiva de los programas requiere el intercambio eficaz y eficiente de información de gestión de programas, proyectos, portafolios, hacia los órganos de gobierno de la organización. Gestionar tal información requiere un esfuerzo formidable, especialmente en organizaciones que ejecutan numerosos programas, o cuando los programas son complicados o complejos. La implantación de un Program Management Information System (PMIS) permite recopilar, acceder, reportar y analizar la información relevante para la gestión de los programas y proyectos del portafolio.
Release Plan
- Release 1: Versión 0.1 de aplicación móvil para iOS y Android: Con estas versiones hemos conseguido convencer a muchos colegas de que puede hacerse una aplicación de gestión de portafolios, programas y proyectos en el móvil, orientada más a la lectura que a la entrada de datos, y desde luego sin funcionalidades gráficas que pensamos que hay que reservar para el canal web. Al final optamos por las dos plataformas mayoritarias de móvil porque en la encuesta que hicimos por Twitter terminó casi en empate.
- Release 2: Versión 0.1 de aplicación web para Proyectos, Programas y Portafolios: Con la aplicación móvil validamos principalmente el diseño de los menús. Ahora se trataba de que los diferentes roles pudieran relacionarse dentro de una organización sobre las distintas agrupaciones que pueden tener los proyectos: en unidades de negocio, en programas y en portafolios.
- Release 3: Versión 0.2 de aplicación web para lanzar el Mínimo Producto Viable: Actualmente, en PMPeople estamos prestando servicio de PMO a un cliente que tiene una serie de proyectos de ingeniería, construcción y software agrupados en un programa. Usan Microsoft Project para scheduling, Asana para tareas, Slack para mensajes y OneDrive para gestión documental. PMPeople PMIS puede importar de Microsoft Project las fechas de línea base, planificadas y reales de hitos hitos y cuentas de control, y además completarles la información ejecutiva que precisa la alta dirección, la gestión del personal asignado a proyectos y el control de horas y gastos.
- Release 4: Versión 1.0 de aplicación web freemium: Comenzaremos el lanzamiento al público general por el canal web. Cualquier usuario podrá gestionar sus proyectos, programas y portafolios de forma gratuita en la “organización” PMPeople, donde no podrán usar el rol PMO (dado que verían todos los proyectos) ni el rol Resource Manager (verían información confidencial de los team members). Las funcionalidades más importantes de esta entrega son las relativas a la gestión de los pagos y al rol Owner. Cuando alguien haga un upgrade, esto debe ser sencillo e inmediato, automatizando el traslado de todos los proyectos desde la organización PMPeople a su organización particular:
De igual manera, queremos que sea muy sencillo volver al modo de utilización sin coste. Lo más importante es dar buen servicio: los productos freemium deben orientarse al cliente primero y buscar la sostenibilidad después, como consecuencia de la satisfacción de los clientes:
- Release 5: Versión 1.0 de aplicación móvil freemium: En esta entrega actualizaremos las dos aplicaciones móviles iOS y Android para que sean un fiel reflejo de la funcionalidad web, y añadiremos las primeras funcionalidades exclusivas del canal web (informes, cuadros de mando, gestión financiera de programas, gestión del valor de portafolios, etc.)
Actualmente nos encontramos en la mitad de la release 3. Queremos iniciar la release 4 durante el primer trimestre de 2018. Si seguimos invirtiendo solo fondos propios calculamos que la fase 5 podría concluir a finales de 2018. Como es lógico, si conseguimos financiación externa podremos acelerar.
La fase clave de este proyecto tendrá lugar al final de la release 4, después de lanzar la versión freemium web. Antes de comenzar la release 5 queremos reservar 2-3 meses para validar nuestras hipótesis siguiendo el método Lean Startup.
Concretamente, nos interesa mucho validar nuestras hipótesis de crecimiento. Dada la interacción necesaria para gestionar cualquier proyecto, pensamos que el funcionamiento sin coste puede llegar a ser extraordinariamente viral:
¿Es razonable pensar que la viralidad del producto podría tener un factor 1:50 en 1 mes? ¿Causando 18 prospectos a los que ofrecer el salto a la versión premium?
Honestamente, ahora no podemos saberlo. Como dice Eric Ries, habrá que iterar ciclos de: 1) construir la idea; 2) medir el producto; y 3) aprender de los datos.
