El éxito de los proyectos depende cada día más de la comunicación oportuna entre las personas que colaboran en los mismos. Lejos quedan los días en que el patrocinador dictaba al project manager qué había que hacer, el project manager rellenaba documentos, ordenaba y controlaba las actividades diarias de los miembros del equipo, y rendía cuentas de vuelta al patrocinador en la reunión de seguimiento periódica.
En la sociedad hiperconectada en que vivimos, con una economía cada día más proyectizada, se da por hecho que muchos interesados del proyecto querrán influir en su desarrollo sin tener que reunirse a cada momento con el project manager. También se espera que los miembros del equipo, que rara vez trabajan juntos en la misma sala, comenten proactivamente sobre posibles problemas, conflictos, necesidades, alternativas, etc. El project manager ya no es buen profesional si se limita a cumplir órdenes, su proactividad es requerida para gestionar riesgos, modelar requisitos, evitar retrasos, reducir sobrecostes, maximizar el valor, etc. Tampoco se pretende que el project manager sea el único que gestione el proyecto, sino que se prefiere que haya un equipo de gestión del proyecto.
Los avances en la tecnología de comunicaciones han facilitado enormemente la colaboración distribuida en forma de retroalimentación continua de personas, proyectos, programas y portafolios.
Gestión de Cambios y Comentarios
PMPeople implementa la retroalimentación por varias vías. En primer lugar, a través de la gestión de cambios y comentarios:
- Cambios: Interesados, solicitantes y patrocinadores pueden solicitar cambios y darles seguimiento. El project manager, o un rol gestor equivalente, puede procesar esos cambios y también crear otros nuevos.
- Comentarios: Interesados, solicitantes, patrocinadores y miembros del equipo pueden trasladar comentarios, si lo prefieren de manera anónima, y saber si algún gestor los ha leído. Los gestores pueden marcar como leídos esos comentarios y también crear otros nuevos.
- Un tipo especial de comentario: Los miembros del equipo pueden registrar anónimamente su estado anímico, o happiness index, para facilitar las retrospectivas ágiles.
Retroalimentación sobre Personas y Proyectos
PMPeople facilita la retroalimentación sobre el desempeño de personas y proyectos:
La retroalimentación sobre los miembros del equipo puede provenir de cualquier usuario con acceso al proyecto. Los objetivos de desempeño dependen del centro de recursos, siendo establecidos por el gestor de recursos. La información de retroalimentación incluye una sección destinada al miembro del equipo, y otra destinada al gestor de recursos.
La retroalimentación sobre los proyectos puede provenir de los interesados, los solicitantes y los patrocinadores. Los objetivos de desempeño dependen del área de negocio, siendo establecidos por el gerente funcional. Los roles gestores pueden añadir la información al informe de cierre del proyecto.
Notificaciones por Email
Siguiendo una tercera vía de retroalimentación, PMPeople permite configurar notificaciones por email cuando suceden determinados eventos relacionados con la gestión de los proyectos, o bien cuando el PM quiere notificar cambios en una asignación.
En este post se explica cómo se pueden configurar notificaciones por email.
Comience a usar PMPeople gratis, sin límite de tiempo, sin límite de usuarios. En las organizaciones premium solo pagan los gestores, 20 euros al mes. Algunos roles (interesados, team members, patrocinadores y gestores de recursos) son siempre gratis. Podrá añadir o reducir usuarios premium según las necesidades reales de su organización. En todo momento, tendrá acceso a nuestro soporte interactivo por Slack. Nuestros servidores se encuentran dentro de la UE. Si lo prefiere, el software puede quedar alojado en sus instalaciones.