La transformación digital, entendida como la aplicación de la tecnología digital a todos los campos de la sociedad, tiene a mi juicio tres ámbitos de aplicación en las organizaciones:

  • transformación digital para mejorar la productividad personal
  • transformación digital para mejorar la productividad del equipo
  • transformación digital para mejorar la productividad de la empresa

De estas tres, la transformación digital de la empresa es sin duda la más importante. Las organizaciones cambiarán procesos manuales basados en la interacción directa entre personas, muchas veces con soporte papel, por procesos más automatizados, basados en la comunicación por internet, algoritmos, recopilación y análisis de datos. Siendo esta transformación la que mayor beneficio empresarial y social conlleva, exige un profundo rediseño del negocio y no se generalizará en el corto plazo.

Creo sin embargo que en el ámbito personal y de equipos ya es posible la transformación efectiva porque la tecnología necesaria y suficiente ya está aquí, y hay mucha gente que ya está dispuesta a usar ciertas herramientas y cambiar algunos hábitos.

Transformación digital personal

Mis dos referentes en productividad personal son dos grandes bestsellers: Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, de Steven R. Covey, el libro de gestión empresarial mas vendido del siglo XX, y Getting Things Done, de David Allen, padre del famoso método GTD implementado en incontables herramientas y propuestas formativas, éxito editorial sin precedentes en los libros de autoayuda.

El Dr. Covey nos enseñó que la efectividad duradera podía construirse practicando 7 hábitos basados en principios. Concretamente, en el hábito 3 titulado “ponga primero lo primero” defendía las ventajas de planificar semanalmente los “big rocks” (los grandes puntales) y aplicar nuestra disciplina para conseguir hacer lo importante antes que lo urgente.

Si nos marcamos objetivos significativos y les dedicamos tiempo de calidad, haremos buena parte de lo importante y lo menos importante y urgente se irá procesando también, como nos ilustraba tan claramente en esta demostración práctica:

En la obra de David Allen tenemos un enfoque más concreto para conseguir una vida sin estrés en medio de la saturación a la que estamos sometidos los trabajadores del conocimiento. No importa a cuántos estímulos debamos responder, siempre es posible conseguir espacio mental creativo si practicamos el famoso método de cinco pasos, que consiste básicamente en apuntar las cosas cuando ocurren en diferentes buzones y transformar esa información en acción, en forma de tareas contextualizadas, de manera que siempre podamos saber qué es lo siguiente más importante que tenemos que hacer. Si bien David Allen recomendaba varios niveles de planificación, desde los objetivos más estratégicos hasta la programación del día a día, su tesis es que el sistema de productividad debe ir de abajo arriba. Es decir, primero hay que dominar el “menudeo” de las tareas elementales, y después tendremos el espacio mental creativo para perseguir nuestras metas tácticas y estratégicas.

Si bien estas obras son claros referentes sobre la productividad personal, por la época en que se escribieron (1989 y 2001, respectivamente) no ofrecen soluciones prácticas basadas en tecnología digital porque las herramientas de la época introducían más sobrecarga que alivio. La revisión de Allen de 2015 me ha decepcionado porque mantiene el espíritu original de rechazar la tecnología. Por el año 2010 comenzaron a aparecer herramientas más usables y productivas, algunas de ellas implementando directamente el método de Covey (PlanPlus) muchísimas otras herramientas implementando GTD, y también otras herramientas de propósito general como Evernote empezaron a aplicarse a la productividad personal, como puede comprobarse en esta serie de vídeos titulada “The Secret Weapon”.

Actualmente todos estamos de acuerdo en que el email ya no sirve para organizar nuestra lista de tareas porque nos entran cientos de ellos todos los días. También nos hemos acostumbrado a la comodidad de tener nuestra información en la nube accesible desde cualquier dispositivo (teléfono, tableta, ordenador).

En mi caso concreto, mi solución de productividad personal está basada en GTD con Asana. Como remarca incansablemente el propio David Allen, lo importante aquí no son las herramientas sino los hábitos de recopilar, clarificar y hacer, esto es indudable. Las herramientas aquí son algo secundario, cualquier sistema que permita gestionar listas sería válido. Sin embargo, en mi caso particular, yo he tratado de organizarme muchas veces pero he fracasado porque no tenía la herramienta adecuada para recopilarlo todo de forma eficiente. He probado varias herramientas hasta que he llegado a aplicar Asana también aquí. Quizá sea debido a la extraordinaria saturación a la que estoy sometido, lo cierto es que hasta que yo no he realizado una transformación digital personal efectiva, no he podido practicar GTD con éxito.

Después de practicar GTD con Asana por más de un año, he llegado al convencimiento de que es mi herramienta definitiva para organizar mis tareas y para colaborar con otras personas. Además a coste cero. No deja de sorprenderme cómo es posible que una solución de tanto valor pueda usarse sin coste. Asana sigue un modelo de negocio de freemium pero muchos nos conformamos con el modelo gratuito. Asana es el sistema único fiable multi-dispositivo en el que yo acabo organizando todas mis tareas:

  • Tengo un workspace para cada contexto (PMPeople, TALAIA, PMI, RRSS, proyectos, cursos, contabilidad, familia, etc).
  • En cada contexto siempre tengo cuatro proyectos privados (someday/maybe, reference, calendar y waiting) y los proyectos públicos o privados que me hagan falta para descomponer tareas complejas.
  • Tengo varios buzones que proceso regularmente (bandeja de correo, notas del teléfono, notas del escritorio de Windows, notificaciones de Asana y Slack, y las secciones MY TASKS de los workspaces de Asana). El procesamiento termina cuando he transformado la información en tareas en el contexto adecuado de Asana.

Los resultados más destacables son que mi bandeja de email tiende a cero, se me olvidan pocas cosas, suelo cumplir mis compromisos a tiempo y hago más cosas importantes.

Transformación Digital del Equipo

Las personas que se comunican y colaboran en el ámbito de un proyecto deben utilizar herramientas adecuadas o no pueden ser efectivos. Cada vez son más frecuentes los proyectos adaptativos, o ágiles, en los que la mayor parte de los requisitos hay que irlos deduciendo a medida que avanza el proyecto, conforme al valor. Al project manager y al equipo ya no se les pide que sigan órdenes, sino que proactivamente desarrollen el trabajo cambiante, tomen decisiones, propongan cambios, se auto-organicen, etc.

Cuando mis hijos trabajen en proyectos (aún no sé a qué se van a dedicar pero participarán en muchos proyectos, sin duda), no me los imagino haciendo Gantts, asignando tareas o preparando informes. Me imagino más bien que se comunicarán efectivamente con los otros miembros del equipo, aunque estén en la otra parte del mundo, tomarán decisiones consensuadas fácilmente, priorizarán y se autoasignarán tareas en las que colaborarán fluidamente. Reportarán a los jefes a través de cuadros de mando y demás información en la nube, accesible desde cualquier dispositivo. Mi visión coincide en cierta medida con este vídeo de Microsoft:

Quizá este vídeo pueda parecer futurista en la visión de los ejecutivos de alto nivel (añaden iniciativas priorizadas, buscan y asignan recursos, comunican con traducción simultánea, mueven fechas límite y saben instantánemente el impacto en el portafolio, etc.). Aunque la tecnología necesaria ya está superada, esto no será practicable hasta que se pueda actualizar la información necesaria en portafolios y programas. Sin embargo, en el vídeo sí hay casos de uso que ya se están practicando con efectividad. Me refiero a cómo los trabajadores de campo comparten documentos en la nube, cómo procesan sus tareas desde el teléfono, cómo mantienen reuniones a distancia efectivas, etc.

Las herramientas basadas en la nube han permitido que podamos colaborar independientemente del dispositivo y del sistema operativo en formatos compatibles y más securizables. Estas herramientas son también de altísima calidad: Como dan servicio a millones de usuarios concurrentes, a la fuerza deben ser usables y productivas.

A mi juicio, la transformación digital de los equipos puede centrarse en tres áreas:

  • Compartir documentos
  • Colaborar sobre tareas
  • Comunicarse por mensajes y videoconferencias

Compartir documentos en la nube

Quizá aquí el gran hito tecnológico lo han protagonizado plataformas como Dropbox y Google Drive. Ahora es posible que varias personas puedan editar simultáneamente la misma versión de un texto, hoja de cálculo, o presentación, en tiempo real, sin necesidad de enviar ficheros anexos, como introduce este vídeo de Google:

Colaborar sobre tareas

La tecnología web ha madurado extraordinariamente para gestionar listas de tareas en la nube. En la actualidad ya no podemos confiar en el email para pedir una tarea a un colaborador. Sabemos que este email quedará “enterrado” en su buzón y cuando lo procese jugaremos un “ping-pong” de mensajes aclaratorios con preguntas y respuestas. La claridad necesaria para saber quién debe hacer qué, cuándo y cómo, debe llevarse fuera del email sobre herramientas especializadas en gestión de tareas, como Asana. Aquí pueden ver un vídeo del cofundador Justin Rosenstein sobre la necesidad de gestionar tareas fuera del email.

En este otro vídeo hay una interesante propuesta para agilizar las reuniones con Asana:

Comunicarse por mensajes y videoconferencias

Con las herramientas de gestión de tareas podemos evitar buena parte de emails, pero sigue siendo una fuente de improductividad cuando se usa incorrectamente, para chatear o intercambiar información desestructurada. La solución puede venir de la mano de herramientas de videoconferencia como GoToMeeting y de herramientas de chat muy productivas como Slack. Yo uso Slack de forma gratuita en mis cursos y en mis proyectos y estoy encantado. Aquí pueden ver un simpático vídeo de introducción a Slack:

Es muy interesante ver cómo, a raíz de la posición dominante de Slack y la negativa a vender del fundador Stewart Butterfield, gigantes como Facebook y Microsoft han reaccionado con sus propias plataformas para el puesto de trabajo.

Facebook ha lanzado su plataforma Workplace By Facebook:

Microsoft ha lanzado su plataforma Microsoft Teams:

Con la reciente adquisición de LinkedIn por parte de Microsoft y sus planes inmediatos de integración en Office 365 muchos vemos claras señales sobre la tendencia de que en el puesto de trabajo habrá cada día menos email y más herramientas sociales. ¿Nos relacionaremos con los colegas de trabajo de forma parecida a como lo hacemos en las redes sociales?

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