Si usted se dedica profesionalmente a la dirección de proyectos, seguramente habrá reflexionado alguna vez sobre las funcionalidades que debería tener una herramienta global para la gestión de cualquier proyecto, de cualquier organización (pública o privada, con o sin ánimo de lucro), en cualquier sector, en cualquier parte del mundo.
Ya existen herramientas colaborativas para gestionar todas las tareas, mensajes, correos, fotos, ficheros, vídeos, notas, etc. Hoy en día, los project managers profesionales debemos usar estas herramientas para coordinar el trabajo de los equipos, pero no son suficientes para cumplir los objetivos de gestión de los proyectos, principalmente para lograr que terminen sin retraso y sin sobrecoste. Para que un equipo concluya con éxito un proyecto, es necesario aplicar una serie de técnicas que conocemos bien los profesionales de la gestión de proyectos.
Destaca nuestra necesidad de medir el desempeño del proyecto regularmente, tal y como brillantemente explicaba la gran Rita Mulcahy:
Es decir, en reuniones de seguimiento del proyecto, donde hemos de rendir cuentas ante un comité de seguimiento del proyecto, proponemos acciones correctoras para reducir las desviaciones.
También existen paquetes de software empresarial de planificación y gestión de recursos, que permiten controlar recursos, productos, clientes, compras, ventas, logística, suministros, ingresos, gastos, facturas, nóminas, etc. Estos paquetes de software, también conocidos como productos ERP, son adecuados para gestionar las operaciones y servicios de cualquier empresa. Si bien casi todos incluyen un módulo de gestión de proyectos, tampoco fueron diseñados para gestionar proyectos profesionalmente.
Para cubrir este hueco entre las herramientas colaborativas y los paquetes ERP, con las necesidades específicas de la gestión profesional de proyectos, nacieron los productos PPM. PPM significa Project Portfolio Management. Debido a una serie de factores, el diseño de la mayoría de estos productos no resultó adecuado para plantear una herramienta universal capaz de gestionar todos los proyectos del mundo. Estas herramientas requierían adaptaciones específicas para cada organización, no permitían el acceso a muchos interesados, los profesionales usaban poca funcionalidad, las pantallas contenían demasiada información para usarse desde el móvil, etc.
A mi juicio, dos razones principales explican por qué los paquetes PPM adoptaron estos paradigmas de diseño ineficientes:
En primer lugar, para diseñar estos productos no se tomó en cuenta el feedback de project managers profesionales, o bien se involucraron analistas poco familiarizados con los estándares de gestión de proyectos y con poca experiencia real dirigiendo proyectos profesionalmente.
Por otra parte, en lugar de inventar algo nuevo para gestionar proyectos, se prefirió imitar o extender los paquetes de software de gestión empresarial preexistentes. Muchos paquetes PPM copiaron o extendieron productos ERP, herramientas de scheduling, herramientas de workflow de procesos de negocio, herramientas para generar informes, para gestionar incidencias o tickets, para gestionar el trabajo técnico de programadores de software o de productos específicos de otros sectores, etc.
Los profesionales que nos dedicamos a gestionar proyectos sabemos que los proyectos tienen identidad propia: un lenguaje especializado, unos roles característicos, unas fases, unas formas de agruparlos, unas técnicas que se supone que hay que aplicar para lograr los objetivos de gestión, etc. Pero por otro lado, cada proyecto es diferente: el éxito depende en gran medida de la comunicación efectiva, la experiencia del equipo de gestión, las habilidades interpersonales y de equipo. En otras palabras: el éxito de los proyectos depende de lo efectiva que resulte la colaboración entre las personas involucradas.
Cada vez se da mayor importancia a la gestión por proyectos porque suele marcar la diferencia competitiva entre las empresas. Se estima que en 2027 haremos falta cerca de 90 millones de profesionales en gestión de proyectos, con un crecimiento del 33%. La figura del project manager es cada día más apreciada y se le dan mayores responsabilidades. Hemos pasado de tener que obedecer lo que pedía el patrocinador, a tener un papel más proactivo, a relacionarnos más con los altos directivos, anticiparnos a los problemas y sacar partido de las oportunidades, todo en ambientes cada día más distribuidos y colaborativos, con mayores necesidades de información en tiempo real.
Afortunadamente para nosotros, los project managers nunca seremos sustituidos por robots, pero las organizaciones necesitan optimizar los tiempos de los gestores y de los equipos, reaprovechar el aprendizaje de cada proyecto, aplicar las buenas prácticas avaladas por los estándares, no “reinventar la rueda”, en definitiva. Cuando los proyectos fracasan porque teminan muy tarde o con mucho sobrecoste, las causas no se encuentran en las herramientas o en las metodologías, que deberían ser un medio más que una finalidad en sí mismas. Las herramientas que usaremos en un futuro no nos sustituirán, pero sí nos ayudarán para ser más efectivos como project managers: repositorios de conocimiento de riesgos y lecciones aprendidas, plataformas para feedback interactivo, chatbots, asistentes de voz, inteligencia artificial, big data, business intelligence, blockchain, etc.
Por muchas razones, a mí me parece que tan solo es cuestión de tiempo que aparezcan herramientas que unifiquen la gestión de proyectos de toda clase de organizaciones, públicas o privadas. Igual que Asana nació con el propósito de gestionar en la nube todas las tareas de todos los equipos del mundo, Slack para gestionar todos los mensajes, Google Mail para gestionar todos los correos, Evernote todas las notas, etc. ¿llegará un día en que tengamos herramientas para unificar la gestión de todos los proyectos del mundo?
Desde PMPeople perseguimos esta visión desde hace más de 3 años. PMPeople significa “personas colaborando en gestión de proyectos”. Este mes celebramos el primer aniversario desde el lanzamiento oficial en agosto de 2018. Las experiencias con clientes nos reafirman y validan día a día nuestro modelo operativo. Estamos consiguiendo que los usuarios cambien de forma de pensar en muchos puntos:
- Gestionar los proyectos desde el móvil es posible.
- Hace falta que intervengan más roles aparte del administrador, del project manager y del team member.
- A la hora de gestionar profesionalmente proyectos, todos podemos entendernos con un lenguaje y un marco común, basado en estándares.
- Una buena herramienta PPM debe ahorrar mucho tiempo de reuniones y mucho esfuerzo de producción de informes de seguimiento.
- La función principal de una PMO no debería ser gestionar herramientas.
- Activar los servicios de una PMO puede optimizarse para que no lleve más de un mes.
- Las herramientas PPM pueden usarse para registrar la jornada laboral de los trabajadores registrando horas y gastos cuando suceden, desde el móvil.
- La tecnología de Blockchain puede beneficiar la gestión de proyectos profesional.
En los siguientes artículos quiero ir compartiendo nuestros principios de diseño, el modelo de colaboración entre los diferentes roles, cumplimiento de estándares y seguridad, integraciones con otras herramientas, nuestra aplicación para móvil, nuestra operativa de implantación y soporte, etc.
Continuará...
